GASTOS E INVERSIONES CON LOS QUE NO CONTABAS

Confeccionar un plan económico-financiero es una fase obligatoria antes de lanzarse al mercado y asumir riesgos. Simplificando, tiene 6 apartados principales: ingresos, gastos, inversiones y financiación (punto de vista económico) y pagos y cobros (tesorería o punto de vista financiero)

En cualquier tipo de negocio, es infinitamente más fácil predecir los gastos e inversiones en los que incurriremos que estimar los ingresos de las -posibles- futuras ventas. Nadie te asegura alcanzar la facturación que pongamos por escrito en el plan, todo lo contrario que los gastos e inversiones necesarias para alcanzar nuestros objetivos: alquiler del local, gastos de marketing, ordenadores, suministros, mobiliario, obras, compra de primeras materias, etc.. De hecho, casi siempre acaban siendo más abultados de lo inicialmente presupuestados.

Sin embargo, hay algunos gastos e inversiones que suelen pasar desapercibidos para los emprendedores que están muy focalizados en su producto o servicio. He aquí algunas partidas que no debes olvidar.

Gastos:

• Dominio de la página web y hosting: aún siendo un gasto modesto, debes contemplarlo. La información en la red ocupa lugar y debes pagar por su almacenamiento (excepto en algunos casos). El pago suele ser anual.

• Seguro de responsabilidad civil: te debes proteger contra contingencias varias dentro de la esfera de tu organización. Infórmate de las coberturas y tarifas de las diferentes aseguradoras y decide en consecuencia. El pago suele ser anual o bianual.

• Subscripciones a publicaciones: sea por tu actividad o por utilización del cliente, hay que contabilizarlo como un gasto fijo. El pago suele ser anual o trimestral.

• Impuesto de vehículos de tracción mecánica: tener un automóvil, aunque no se utilice, cuesta dinero a la empresa. Es municipal y se paga anualmente.

• Gastos de transporte: es importante llevar una cuenta separada entre lo personal y lo profesional, e imputar los gastos de combustible, mantenimiento y reparaciones de acuerdo con su uso.

• Tasa de recogida de basuras: este tributo es de competencia municipal y afecta a todo tipo de actividades económicas, aunque las condiciones varían en un alto grado según el ayuntamiento en cuestión. Se paga anualmente.

• Devoluciones de compras: si vendes producto final debes de tener en cuenta que puede haber ítems defectuosos que sean devueltos, conceptualizados como un menos ingreso.

• Gestoría: Aunque muchos empiezan con la intención de evitárselo, al final acaban dando su brazo a torcer, ya que llevar al día la contabilidad y las obligaciones legales quitan una gran energía que debería ser destinada a las actividades que realmente aportan valor al negocio. Suele haber un pago mensual o trimestral.

• Servicios bancarios: frecuentemente las entidades bancarias cobran comisiones de mantenimiento y por transferencias en relación a las cuentas y tarjetas utilizadas. Se pueden pagar tanto mensual, trimestral o anualmente.

• Impuesto de bienes Inmuebles (IBI): solo tendrás la “suerte” de pagarlo si el local es de propiedad. Se paga anualmente.

• Reparaciones: es conveniente establecer una partida mensual -la hucha de las reparaciones- para posibles reparaciones de inmovilizado, ya que las incidencias son más frecuentes de lo que te imaginas y acabarán ocurriendo.

• Gastos de notaría y registro: a pagar en caso de traspaso de negocio o compra de un inmueble

• Impuesto de Transmisiones Patrimoniales o IVA: a pagar en caso de compra de un inmueble, dependiendo si es nuevo o de segunda mano

Inversiones:

• Fianza: la mayoría de locales comerciales exigen al principio una fianza o depósito del valor equivalente a  1 o 2 meses de su alquiler mensual. Ten en cuenta que no podrás disponer de esta cantidad hasta la extinción del contrato, aunque “te pertenezca”.

• Registro del nombre y marca comercial: estar en google y tener un dominio no es suficiente para proteger tu marca: es necesario registrarla. Cuesta entre  120 y 150 euros y se tramita presencialmente o online a través de la Oficina Española de Patentes y Marcas (Alicante). La protección tiene una duración de 20 años.

• Aplicaciones informáticas: son necesarias si por tu actividad necesitas programas específicos, un CRM o un sistema de comunicación y gestión de la información. Cuando el negocio alcanza una cierta entidad, el gasto más habitual suele ser el de la subcontratación del área tecnológica a una empresa especialista.

DIFERENCIAS ENTRE EFICIENCIA, EFICACIA Y EFECTIVIDAD

Eficacia. Eficiencia. Efectividad.

A menudo utilizamos los 3 términos indistintamente, como si se trataran de lo mismo. Si bien están relacionados, tienen distintos significados que nos ayudan a entender y comunicar el propósito que perseguimos a la hora de realizar cualquier tarea.

EFICACIA:

• “Hacer las cosas que mejor conducen a la consecución de los resultados”
• Tiene que ver con QUÉ cosas se hacen: es HACER LAS COSAS CORRECTAS
• Ejemplo: redactar el proyecto que más se adecua a las necesidades del cliente

EFICIENCIA:

• “Hacer las cosas maximizando su rendimiento minimizando los recursos empleados”
• Tiene que ver con CÓMO se hacen las cosas: es HACER BIEN LAS COSAS
• Ejemplo: reducir el tiempo de redacción de un proyecto para un cliente de 15 a 10 h

EFECTIVIDAD:

• “Hacer las cosas de forma eficiente y eficaz”: conseguir los objetivos propuestos utilizando los mínimos recursos posibles
• Tiene que ver con QUÉ cosas se hacen y CÓMO se hacen estas cosas: es HACER BIEN LAS COSAS CORRECTAS
• Ejemplo: redactar el proyecto que más se adecua a las necesidades del cliente reduciendo su tiempo de redacción de 15 a 10 h

En un mundo con recursos ilimitados, nos bastaría con ser eficaces, es decir, con conseguir siempre nuestros objetivos.

En un mundo en que todas las personas coincidieran en las prioridades, nos bastaría con ser eficientes, es decir, con optimizar nuestros recursos para conseguir esos objetivos.

Pero en el mundo actual, los recursos son escasos y las prioridades subjetivas.

¿A qué debemos aspirar?

Podemos simplificarlo en una fórmula matemática sencilla:

EFECTIVIDAD = EFICACIA + EFICIENCIA

Ser efectivo implica ser eficaz y eficiente al mismo tiempo. Si solo tenemos una parte de la ecuación, ésta se tambalea:

• Según Peter Drucker, «no hay nada más inútil que hacer de forma muy eficiente aquello que no debería hacerse en absoluto». La eficiencia se centra exclusivamente en hacer algo de la mejor manera posible en cuanto a los recursos invertidos, sin cuestionarse ese algo. “La potencia sin control no sirve de nada”
• Y al contrario, tampoco vale de mucho conseguir los objetivos si es a cualquier precio. Alcanzar las ventas planificadas mensuales gastándote el presupuesto de marketing de todo el año no es nada aconsejable.

Una gestión del tiempo inteligente se basa en el binomio PLANIFICACIÓN-ACCIÓN:

1. Conocer y centrarse en las tareas importantes: PLANIFICACIÓN (eficacia)
2. Realización de esas tareas de la mejor manera posible: ACCIÓN (eficiencia)

¿Eficacia o eficiencia? Las dos: EFECTIVIDAD

Un emprendedor de éxito es un emprendedor EFECTIVO

APRENDER A DELEGAR

El tiempo es oro, y para una persona emprendedora esta afirmación es doblemente cierta. En los inicios, y muchas veces durante toda la vida de su negocio, se encarga de TODO:

• Diseño y actualización del producto o servicio
• Logística con los proveedores
• Cálculo de las cuentas
• Actualización de la web
• Encargo de las tarjetas de visita
• Limpieza del local
• Llamadas comerciales a posibles clientes
• Realización de facturas
• Resolución de las reclamaciones del cliente
• Etcétera, etcétera, etcétera

Con ello, es lógico que muchos emprendedores se sientan abrumados y no les de la vida.

¿Qué hacer para mejorar la gestión del tiempo?

DELEGAR

¿Qué es delegar?

Delegar es confiar en otra persona para que tome una responsabilidad o se encargue de una tarea. Nos permite dedicar el tiempo que le tomaría a otra actividad o actividades superiores, que consideramos más importantes.

¿Qué hay que hacer antes de empezar a delegar?

Según la matriz de administración del tiempo, las actividades que hay que delegar (o descartar) son las del Cuadrante III: Las no urgentes y no importantes. Trasladado al ámbito emprendedor, debemos mirar a nuestro Canvas y:

1. Concentrarnos en aquello que crea valor para el cliente y nos diferencia (las actividades clave)
2. Intentar delegar todo el resto (pagando por ello si es necesario)

Una vez identificadas las tareas y responsabilidades a delegar, hay que hacerlo inteligentemente, siendo ADMINISTRADOR de la tarea delegada, y no CONTROLADOR de la misma. Para ello hay seguir los siguientes principos:

1. Centrarse en los objetivos (el “qué”) y no en los métodos (el “cómo”). La persona delegada debe poder elegir el procedimiento, siendo responsable de sus resultados. Ello la convierte en encargada, evitando en todo momento la delegación de recados, en la que se supervisan los métodos uno a uno.
2. Basarse en la comprensión clara y el compromiso mutuo asumido. Para que la confianza sea máxima, primero es necesario un proceso de conocimiento y aceptación bidireccional.

¿Cómo articulamos la delegación?

La comunicación es clave para que ambas partes tengan claras las expectativas. Para delegar, hace falta establecer 4 reglas:

1. Directrices y parámetros dentro de los cuales debe operar la persona. Es el marco de juego o autonomía que tiene para cumplir. Es conveniente mostrar o identificar rutas que llevan al fracaso, para evitar tomarlas de antemano.
2. Recursos con los que se cuentan
3. Rendición de cuentas: son las normas que rigen la evaluación del rendimiento y los resultados, incluyendo su temporalización
4. Consecuencias: especificar qué sucederá, bueno (recompensa) o malo (castigo), como resultado de la evaluación.

La delegación en encargados, si bien no siempre es posible, fomenta el crecimiento de las personas y la construcción de relaciones personales sólidas y sinceras. Es una de las formas más potentes de motivación, pero requiere predisposición, tiempo y paciencia. Invertir en delegar inteligentemente puede parecer una pérdida de tiempo al principio, ya que podemos pensar que nosotros lo haríamos más rápido o mejor, pero a largo plazo es la mejor manera de gestionar nuestro tiempo y establecer relaciones humanas dignas y profundas.

Bibliografía recomendada: Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva (Stephen Covey)

OLYMPUS: ADAPTACIÓN A TRAVÉS DE LA INNOVACIÓN

Cuando solemos innovar?

Cuando nos vemos forzados a ello

Cuando deberíamos innovar?

Continuamente

En un entorno VUCA, su competitividad y supervivencia de una organización van ligadas indisociablemente a su adaptación constante al mercado y al entorno. Ya no vale hacer siempre lo mismo.

¿Con qué herramienta contamos para adaptarnos? La INNOVACIÓN

Innovar significa dedicar recursos -dinero, infraestructura y tiempo-, para buscar cambios en una empresa. ¿En qué? Es un pozo sin fondo:

• Introducción de un nuevo producto o servicio
• Cambio del modelo de negocio
• Aprovechamiento de una economía de escala
• Mejora de un procedimiento interno
• Perfeccionamiento del sistema de gestión de costes
• Optimización de la logística
• Explotación de un nuevo canal de comercialización

Y podríamos seguir así días. Lo que caracteriza la innovación es su objetivo: salir de la zona de comfort, dejar de hacer las cosas como siempre y conseguir provocar un cambio en uno o más lados al mismo tiempo del

Triángulo CALIDAD-TIEMPO-COSTE

¿Qué ventajas tiene innovar en tiempos de bonanza?

Los resultados no aprietan (tanto) y tienes más margen y apoyos para invertir a largo plazo

¿Qué suele suceder?

Muchas veces son los factores externos los que nos empujan a innovar

Veamos un ejemplo:

CASO OLYMPUS: ADAPTARSE O MORIR LENTAMENTE

Olympus sabe muy bien lo que significa adaptarse o morir. Es una multinacional con más de 80 años en el mercado especializada en tecnología óptica para el sector sanitario y la ciencia, la fotografía y la industria.

Con la llegada de la era digital, se focalizó en un mercado muy atractivo y en gran auge, el de las cámaras digitales compactas, realizando un esfuerzo muy grande en este sentido, en especial inviertiendo en fábricas y contratación de personal. En 2010 había logrado multiplicar por 3 su facturación en él. Idílico. Hasta que llegó Apple introduciendo una de las mayores disrupciones que se han producido en los últimos años, Iphone, combinando en un mismo dispositivo la comunicación y la fotografía de calidad.

¿Qué pasó?

Que el mercado de cámaras digitales cayó en picado, ya que la gente prefería tenerlo todo en uno y poder compartir las fotografías al instante. Y con él, el mayor negocio de Olympus. Crisis.

¿Cómo reaccionó Olympus?

1. Se focalizó en lo que sabía hacer, su core business: lentes ópticas de gran calidad para sistemas digitales especializados. ¿Qué hizo con los negocios que no entraban en esta definición? Los vendió: una decisión que muchos no entendieron y con grandes detractores. Era la consecuencia de hacerse estas 3 preguntas:

• ¿Qué es lo que sabes hacer?
• ¿Quién te compra?
• ¿Por qué te compra?

2. Innovó: una vez que tienes claro lo que debes hacer, debes creértelo y apostar por ello. Olympus invirtió grandes sumas de dinero en equipos, tecnología y profesionales para mejorar la calidad de sus productos clave (lentes ópticas para microscopios, sector sanitario e industria aérea) y desarrollar mercados nuevos, como un nuevo tipo de reflex, sin espejo, y el de los bisturís con microcámaras.

¿Cuál ha sido el resultado?

Olympus ha logrado, después de algunos años de paciencia, revertir la situación. Ha conseguido grandes cuotas de mercado en segmentos en los que tiene una ventaja competitiva, y ha establecido importantes alianzas y colaboraciones para conseguir sus objetivos. El volumen de negocio aún es más pequeño que antes de la reorientación, pero la rentabilidad se ha multiplicado por 3. Ha convertido una amenaza en una fortaleza.

La decisión se ha demostrado acertada, pero no estaba tan clara ni en ese momento ni en los años posteriores, en los que la facturación seguía cayendo. Gracias a la apuesta a medio-largo plazo, con visión de futuro, salvó la miopía del cortoplacismo que nos suele cegar. Desinvertir en negocios (aún) rentables no fué agradable para el inversor, pero era la mejor estrategia para focalizar los recursos en sus ventajas competitivas. Por otra parte, la innovación no surgió de la noche a la mañana, si no que ya había una gran tradición, y eso sin duda ayudó a remontar el vuelo.

Olympus, al ser gigante, tiene un importante departamento dedicado exclusivamente a la innovación con presupuesto asignado y asegurado, que funciona a modo de invernáculo, sin dejarse afectar (demasiado) por lo que pasa en las demás unidades de negocio. Ideal pero infactible para la mayoría de organizaciones.

Este caso no debe hacernos perder la vista que la innovación es posible a todos los niveles y en todo tipo de negocios, como nos recuerda Ana Hernández en su artículo “Innovar en el pequeño comercio es posible”. De hecho, cuanto más pequeña sea la empresa, aún siendo los recursos más limitados, la capacidad de innovación es más transversal y tiene un impacto más rápido en todos sus departamentos. Las startups mejoran continuamente porque innovan, porque prueban cosas nuevas. Y esto es precisamente una de las mejores recetas para aquellos autónomos y pequeñas empresas que luchan cada mes por mantenerse y crecer. ¿Cómo? Hay muchas maneras de plantearlo, a mi me gustan las pautas que nos ofrece Ana Hernández en su metodología de trabajo InnovaMe

Y, al final, te das cuenta que en la vida todo es un círculo que se retroalimenta:

Competir es innovar

Innovar es mejorar

Mejorar es crecer

Crecer es competir

Otros recursos:

• Olympus, l’èxit de saber enfocar

GETTING THINGS DONE

¿Te cuesta poco empezar proyectos y mucho acabarlos?

¿Tienes la sensación de que podrías lograr mejores resultados?

¿Te estresa tener tareas pendientes que se van acumulando en tu mesa?

¿Quieres mejorar tu productividad en tu trabajo y en tu vida?

Getting Things Done (GTD) es un método de productividad personal desarrollado por David Allen, nombrada por Forbes como uno de los cinco mejores coach del mundo.

Se basa en 3 sencillos principios:

1. La mente es buena para el análisis y la toma de decisiones y mala para recordar
2. Acumular compromisos y proyectos en la mente nos causa un estrés innecesario
3. Es necesario guardarlo todo por escrito y ponerse recordatorios de las próximas acciones a realizar a través de un sistema único que nos permita concentrarnos y cumplir todos nuestros proyectos y compromisos

Nuestra memoria es ineficiente. ¿Por qué? No tiene noción del tiempo:

• Trata a todos los compromisos como si tuvieran que cumplirse ahora mismo
• Nos recuerda las cosas cuando se inspira, no cuando lo necesitamos

“La mente sirve para tener ideas, no para guardarlas”

Para no desperdiciar la energía, necesitas descargar la mente continuamente en un único lugar. Para ello, es necesario hacer un inventario completo y objetivo de tu trabajo, desde el nivel más simple (tareas actuales) hasta el nivel más complejo (el sentido de tu existencia), pasando por tus proyectos y áreas de responsabilidad actuales y tus objetivos a corto plazo y a largo plazo. Este inventario forma parte del sistema que le da soporte, y te permite saber los recursos con los que cuentas, lo que al final te obliga a discriminar y a saber decir no. Debe actualizarse y revisarse periódicamente para registrar los avances, los nuevos inputs y las modificaciones pertinentes.

¿Qué debes hacer para que las cosas dejen de incordiarte?

1. Clarifica tus intenciones al respecto: ¿qué resultado quieres
2. Decide lo que quieres hacer para realizarlas: ¿cuál es la próxima acción?
3. Realiza la acción o programa su recordatorio para verlo en el momento adecuado

De esta manera, al no ser necesario recordar lo que hay que hacer y evitar el estrés, te concentrarás en realizar efectivamente las tareas. Como dice Allen, la mente debe ser como el agua: interactuar con cualquier cosa que nos encontremos y luego volver al estado natural

Hay 5 fases de dominio del trabajo:

1. RECOPILA: saca todo lo que tienes en tu mente

• Recopila todo lo que tienes en tu mente en el mismo momento en que tienes ese pensamiento para sacarlo de tu memoria a corto plazo
• Puedes utilizar tanto la escritura tradicional como la digital: lo importante es que lleves el dispositivo siempre contigo y que el contenido acabe en un único sistema (excel, aplicación informática, nube, etc.)

2. PROCESA: decide qué acciones se requieren cuando la cuestión se presenta

• Pregúntate: ¿Puedo hacer algo al respecto?
• SÍ: ¿Cuál es la próxima acción a realizar?
• HAZLA: Si requiere menos de 2 minutos
• DELÉGALA (y ponla en la lista en espera)
• POSPONLA (y ponla en una lista de acciones pendientes)
• NO:
• Elimínala
• Déjala a un lado para un posible examen posterior
• Archívala

3. ORGANIZA: categoriza tus proyectos y establece sus recordatorios

• Agrupa los resultados de procesar en 4 categorías:
• Proyectos (grandes o pequeños) que te has comprometido a terminar
• Calendario: acciones que deben ocurrir en una fecha o momento específicos
• Próximas acciones: acciones que deben hacerse lo antes posible
• En espera: proyectos y acciones de tu responsabilidad que deben hacer otros
• Establece recordatorios de tus proyectos y de las acciones a emprender

4. REVISA: mantén tu sistema al día, completo y revisado

• Haz 3 tipos de revisiones para actualizar y mejorar:
• Diariamente: tu calendario y las listas de acciones
• Semanalmente: el sistema entero
• A menudo: metas, valores y visiones a largo plazo

5. ACTÚA: confía en tus elecciones intuitivas acerca de lo que estás haciendo y dejando de hacer en cualquier momento

• Toma decisiones acerca de tus acciones sobre la base de:
• Lo que puedes hacer (contexto)
• Tiempo
• Energía de que dispones
• Prioridades

• Confía en tu intuición para las elecciones de cada momento: ¿Qué valor tiene que haga X en lugar de Y?

En definitiva, GTD te permite, a través de la forma, concentrarte en el fondo: su objetivo es que, a través de una buena organización, saques toda la creatividad que llevas dentro y consigas todos tus propósitos y metas.

Bibliografía recomendada (David Allen)

• Organízate con Eficacia
• Sé más eficaz

THE ACTION PLAN

What does interpose between our wishes and us?

Just a series of goal-focused actions that imply a certain amount of time

What is the best shot to maximize our chances of succeed?

A planning to take into account and face all the involved factors-leave the improvisation for the parties!

The Action Plan, as its name says, is a resource that helps us in the difficult and unavoidable responsibility to make our dreams come true. Do you want to know more about the Action Plan?

An Action Plan is a written document to set goals and the way to achieve them. It also can be defined as a comprehensive tool that provides framework (the context or shape) to carry out professional and personal projects (the content) It can be either very extensive or just a page, the main requirement is that it has to be followed; otherwise, it is just a waste of paper -and time-. It refers to two different levels:

1. The Strategy: what do I want to achieve?
2. The Tactics: how and when will I achieve that?

I have never met any 100% accomplished Action Plan. Why bother to build and follow it?

Because:

1. It sticks you to your priority goals -avoiding procrastination
2. It guides you on the decision-taking
3. It helps you tracking your progress and analyzing the reasons of your successes and failures

No matter the format, it should contain 3 main areas:

1. THE GOALS (“Where do I want to go?”)

• Set one, two or three goals. No more needed. The key is to discard, which allows you to focus on the important
• The difference between a goal and a dream is the willingness to achieve them

2. THE ACTIONS (“How will I get there?”)

• You will not get to the goal if you do nothing; write the necessary and specific actions that will take you to that
• If you do not know any of them yet, leave it blank to complete it when possible

3. THE RESOURCES (“What will I need”?

• Specify the things (money, people or stuff) that you will to use, ask, buy, consult or borrow and the required actions (go back to number 2) to make it possible

4. THE TIME (“When?”)

• Each action requires a timing to be implemented: write down when are you going to carry out the following ones and assign them weekly to your calendar

Additional Tips

• An Action Plan is a living document, not a piece of art in a museum: review, modify and complete it in the passionate journey
• Never forget the “Why”: goals are amazing, but just if they make you happy and fulfills you
• Thresh the big goals in small goals. It is always easier to climb 1.000 little mountains that to scale Mount Everest at once
• If possible, think of a B Plan (with its respective B Actions). The more complex the goal, the more necessary the backup option.

What are you waiting for?

“Build your Action Plan, turn your dreams into goals and pursue them to make them real!”