SCRUM

What is Scrum?

Scrum is an agile development methodology, used by Fortune 500 companies around the world, to develop and deliver products in an iterative and incremental way by small, cross-functional, self-managing teams.

It was created by Jeff Sutherland and Ken Schwaber in the early 1990s, taking into account the term “scrum” introduced by Hirotaka Takeuchi and Ikujiro Nonaka in 1986 in their Harvard Business Review article “New New Product Development Game”. Since 2010, The Scrum Guide defines the official version of Scrum. 

What does it serve for?

It focuses on maximizing the team's ability to deliver quickly, to respond to continuous new requirements, and to adapt to technologies and changes of market conditions.

To of the key principles of Scrum:

• Customers will change their minds about what they want or need
• There will be unpredictable changes

What are its benefits?

1. Flexibility to changes
2. Reduction of Time to Market
3. Increase of the productivity
4. Timings forecasting
5. Risk reduction

How does it work?

The team members are divided into 3 core roles:

PRODUCT OWNER:

• Connection point between the DEVELOPMENT TEAM and the STAKEHOLDERS
• Represents the product’s STAKEHOLDERS and the interest of the customers.
• Defines the PRODUCT BACKLOG -a prioritized wish list- according to the customer needs
• Communicates team status and organizes milestone reviews
• Does not dictate how the team reaches technical solutions.

DEVELOPMENT TEAM

• Responsible of delivering products or products increments every SPRINT, achieving its goals
• Formed by 3 to 9 members, specialized in different disciplines
• Is self-organizing

SCRUM MASTER (team facilitator)

• Ensures that the Scrum framework and processes are followed
• Promotes self-organization within the DEVELOPMENT TEAM, coaching them, encouraging the improvement and overcoming the obstacles they face
• Facilitates team meetings and sessions
• Connects the PRODUCT OWNER and the DEVELOPMENT TEAM in terms of understanding the PRODUCT BACKLOG

The workflow is divided into 5 main activities:

SPRINT:

• Is the basic unit of development in Scrum, an iteration that is repeated over and over
• Its duration is fixed in advanced, usually between 1 week and 1 month
• Starts with a SPRINT PLANNING EVENT to:
• Define a SPRINT BACKLOG
• Identify the work needed
• Make an estimated forecast for the SPRINT goal
• Ends with a SPRINT REVIEW and SPRINT RETROSPECTIVE, specifying the progress made to show to the stakeholders and the lessons for future sprints.
• At the end of each one, the work should be potentially shippable: ready to hand to a customer, put on a store shelf, or show to a stakeholder.

SPRINT PLANNING EVENT:

• Participants: DEVELOPMENT TEAM, SCRUM MASTER and PRODUCT OWNER
• Recommended duration: 4 hours for a 2-week sprint
• Goals:
• To agree the next item to address from the PRODUCT BACKLOG
• To define the SPRINT BACKLOG: the list of tasks to be completed during this sprint

DAILY SCRUM (or stand-up)

• It happens each day during a sprint between the DEVELOPMENT TEAM and the SCRUM MASTER, at the same time and place, usually standing
• Is limited to 15 minutes
• All members come prepared and share their personal progress the day before, the intended plan for the day and the possible impediments to face
• The SCRUM MASTER writes down the identified challenges and impediments in the SCRUM BOARD and a person is designated to work toward a resolution

SPRINT REVIEW (at the end of a sprint)

• The DEVELOPMENT TEAM shows the completed work to the stakeholders and reviews the unfinished one
• Together they agree on what to work on next
• For a 2-week sprint, the recommended duration is 2h

SPRINT RETROSPECTIVE (at the end of a sprint):

• The DEVELOPMENT TEAM reflects about the performance on the sprint: what went well and what can be improved
• They identify actions to carry on to continuously improve the process
• It is facilitated by the SCRUM MASTER
• For a 2-week sprint, the recommended duration is 1:30h

Complementary activities:

BACKLOG REFINEMENT:

• Ongoing process of reviewing PRODUCT BACKLOG items and making sure that they are properly prioritized and well prepared

CANCELLING A SPRINT:

• The sprint can be cancelled by the product owner, for example if external circumstances invalidate the SPRINT goal

Additional resources:

• The Scrum Guide
• The Scrum Guide highlights (by Ken Schwaber and Jeff Sutherland)

5 CLAVES INICIALES PARA MEJORAR TU PRODUCTIVIDAD

¿Qué significa ser más productivo?

Mejorar la productividad tiene que ver con gestionar con eficacia los obstáculos, barreras y distracciones que nos impiden llevar a cabo las tareas que queremos hacer en el tiempo que nos marcamos. Aumentar el rendimiento y conseguir hacer algo más deprisa y mejor no suele requerir un aumento del esfuerzo físico en la mayoría de las ocasiones, sino un cambio de perspectiva, que es consecuencia de un cambio de comportamiento. Y, aunque es necesario un método para gestionar tu productividad, lo que marca las mayores diferencias es un cúmulo de pequeñas cosas. He aquí 5 pistas sencillas para hacerlo:

1. Empieza por hacer limpieza en tu espacio físico

Antes que nada, pon las cosas de tu alrededor en orden. Termina algún asunto pendiente y aparta de tu vista todo aquello que te agobia y no te deja avanzar. Ejemplos claros pueden ser ordenar tu despacho, limpiar tu mesa de trabajo o procesar tu bandeja de entrada. Hacer limpieza abre nuevas perspectivas y resolver temas pendientes te permite liberar energía.

2. Lleva siempre contigo un dispositivo para registrar las ideas y pensamientos que te surjan

Las ideas nos vienen en cualquier momento, no solo –de hecho, más difícilmente- cuando estamos haciendo la tarea en cuestión, y muchas veces no vuelven. Tener siempre a mano un aparato para registrar todo lo que se te pasa por la cabeza te asegurará que no se pierdan y estimulará tu creatividad para las próximas acciones a tomar.

3. Prepárate para los imprevistos

Imprevistos, siempre ha habido y siempre habrá, y debes estar preparado para afrontarlos. Intenta verlos como una nueva oportunidad para aumentar tu productividad y creatividad. Organízate para aprovechar el tiempo cuando surja la ocasión y ventilar tareas que tienes pendientes. Por ejemplo, cuando una reunión empiece tarde, mientras esperas a alguien o durante un viaje en transporte público.

 “La clave es no dejarse sorprender cando de repente surge un relámpago. Y, cuando lo haga, tal vez se revela una vista magnífica. Conseguir el vacío en nosotros mismos nos permite estar preparados para contemplar el relámpago” (Shunryu Suzuki)

4. Habla de proyectos

En realidad, todas las cuestiones abiertas que tienes, sean complicadísimos o simples recados, se pueden llamar proyectos. La clave es tener en mente esta distinción:

• Proyectos que te comprometes a ejecutar: en todos ellos, debes decidir cuál es la próxima acción para avanzar hacia su consecución y revisar su estatus regularmente
• Proyectos “algún día/tal vez”: en estos no te comprometes a ejecutar ninguna acción ahora mismo, por lo que no llevan siguiente acción asignada.

 “Mucha gente confunde la mala organización con el destino” (Kin Hubbard)

5. Organiza los recordatorios de tus proyectos y de las acciones a emprender

Si tienes claros tus proyectos, es básico tener algún sistema de recordatorios para la/s próxima/s acción/es a ejecutar, aunque sea/n mínima/s. Marcarla en el calendario te ayuda tanto a visualizar que el proyecto se está llevando a cabo como a realizar efectivamente esa acción programada.

Bibliografía recomendada: 

Sé más eficaz: 52 claves para mejorar tu productividad en la vida y en el trabajo (DavidAllen)

LA RUEDA DE LA VIDA

La Rueda de la Vida es una herramienta de autoanálisis ideada por Paul J. Meyer para conocer el grado de satisfacción que tienes en que tienes en un momento determinado en cada una de las áreas más importantes de tu vida. Te permite obtener una panorámica general de tu vida y comparar tus expectativas con la realidad. Es útil para cualquiera, pero especialmente para las personas emprendedoras, que deben aprender a priorizar mejor que nadie.

Consiste en un círculo dividido en 8 quesitos, cada uno de los cuales representa una área de la vida. No hay una Rueda de la Vida única, sino que cada cual debe escoger los aspectos más relevantes o significativos de su vida. Suelen ser los siguientes:

• Desarrollo o crecimiento personal
• Familia
• Trabajo o desarrollo profesional
• Dinero
• Amistades y relaciones sociales
• Amor
• Salud o energía
• Hobbies/tiempo libre

¿Cómo se realiza? Hace falta seguir los siguientes 7 pasos:

1- Decidir las áreas de la vida quieres analizar

Las 8 áreas, sean las que sean, deben ser mutuamente excluyentes; es decir, una actividad no debe de poderse etiquetar en más de una área.

2- Reflexionar sobre qué incluye cada área

Cada persona tiene sus propia definición de cada área y lo que incluyen. Para un buen análisis, describe o lista lo que consideras que está dentro de cada área

3- Puntuar tu situación actual para cada área entre 0 y 10 (línea azul)

Pregúntate cuánto de satisfecho estás con cada una de las áreas y puntúalas entre 0, en el centro (grado de satisfacción más bajo) hasta el 10 en el borde exterior (grado de satisfacción más alto). Es importante pensar detenidamente en todos los aspectos del área, en si les dedicas suficiente tiempo y en los resultados que obtienes normalmente. No hay un modo objetivo para puntuar cada área, se trata de una valoración personal. Puede ayudar responder a las siguientes preguntas:

• Desarrollo o crecimiento personal ¿te sientes realizado?
• Familia: ¿existe una relación de confianza mútua?
• Trabajo o desarrollo profesional: ¿te sientes motivado en el día a día?
• Dinero: ¿tus ingresos te permiten tener el nivel de vida que quieres?
• Amistades y relaciones sociales: ¿tus amigos están cuando los necesitas?
• Amor: ¿tienes una buena relación conyugal? ¿quieres tenerla?
• Salud o energía: ¿estás contento con tu estado psicológico y físico?
• Hobbies/tiempo libre: ¿disfrutas de tu tiempo libre? ¿Es suficiente?

4- Unir con una línea las puntuaciones de las 8 áreas

5- Trazar tu Rueda de la Vida ideal (línea verde)

Puntúa cada área con el número que querrías alcanzar y únelas con una línea de un color diferente al de la situación actual. Está claro que todos querríamos tener un 10 en las 8 áreas, pero es una situación utópica y difícilmente alcanzable. Márcate objetivos alcanzables, aunque ambiciosos, y acotados en el tiempo. Ten en cuenta tus prioridades sin importar que la Rueda resultante sea desproporcionada, ya que, al final, invertir tiempo en una área significa dejarlo de invertir en otra.

6- Comparar las dos líneas resultantes y analiza las diferencias

Fíjate en la diferencia que hay a nivel global y de cada área. ¿Qué áreas están por debajo del 5? ¿Hay grandes desequilibrios? ¿Cuáles son las razones?

Ten en cuenta que no todas las áreas tienen la misma importancia en tu vida y que la media de las puntuaciones, para ser útil, debería ser ponderada. De nada sirve tener un 9 en 7 categorías si tienes un 1 en la que consideras más importante. Presta especial atención a tu Top 3 de las áreas más importantes, las que te hacen más feliz: son las que deberían tener una puntuación más elevada.

7- Márcate un plan de acción y síguelo: ¡Actúa!

Identifica 3 acciones que puedes hacer para mejorar cada área, escríbelas en un papel, toma la decisión de cuáles llevar a cabo -de acuerdo con tus prioridades y tu Top 3- y establece recordatorios para que no se te olviden.

Ten en cuenta que las áreas están interrelacionadas, y que la actuación en una de ellas puede comportar consecuencias tanto positivas como negativas en las demás.

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Las claves para sacarle el máximo partida a esta herramienta son la sinceridad y la periodicidad. Actualizando la Rueda de la Vida cada cierto tiempo puedes comparar la evolución tus objetivos con tu realidad, permitiéndote hacer un balance de tu vida para poder mejorarla constantemente.