GASTOS E INVERSIONES CON LOS QUE NO CONTABAS

Confeccionar un plan económico-financiero es una fase obligatoria antes de lanzarse al mercado y asumir riesgos. Simplificando, tiene 6 apartados principales: ingresos, gastos, inversiones y financiación (punto de vista económico) y pagos y cobros (tesorería o punto de vista financiero)

En cualquier tipo de negocio, es infinitamente más fácil predecir los gastos e inversiones en los que incurriremos que estimar los ingresos de las -posibles- futuras ventas. Nadie te asegura alcanzar la facturación que pongamos por escrito en el plan, todo lo contrario que los gastos e inversiones necesarias para alcanzar nuestros objetivos: alquiler del local, gastos de marketing, ordenadores, suministros, mobiliario, obras, compra de primeras materias, etc.. De hecho, casi siempre acaban siendo más abultados de lo inicialmente presupuestados.

Sin embargo, hay algunos gastos e inversiones que suelen pasar desapercibidos para los emprendedores que están muy focalizados en su producto o servicio. He aquí algunas partidas que no debes olvidar.

Gastos:

• Dominio de la página web y hosting: aún siendo un gasto modesto, debes contemplarlo. La información en la red ocupa lugar y debes pagar por su almacenamiento (excepto en algunos casos). El pago suele ser anual.

• Seguro de responsabilidad civil: te debes proteger contra contingencias varias dentro de la esfera de tu organización. Infórmate de las coberturas y tarifas de las diferentes aseguradoras y decide en consecuencia. El pago suele ser anual o bianual.

• Subscripciones a publicaciones: sea por tu actividad o por utilización del cliente, hay que contabilizarlo como un gasto fijo. El pago suele ser anual o trimestral.

• Impuesto de vehículos de tracción mecánica: tener un automóvil, aunque no se utilice, cuesta dinero a la empresa. Es municipal y se paga anualmente.

• Gastos de transporte: es importante llevar una cuenta separada entre lo personal y lo profesional, e imputar los gastos de combustible, mantenimiento y reparaciones de acuerdo con su uso.

• Tasa de recogida de basuras: este tributo es de competencia municipal y afecta a todo tipo de actividades económicas, aunque las condiciones varían en un alto grado según el ayuntamiento en cuestión. Se paga anualmente.

• Devoluciones de compras: si vendes producto final debes de tener en cuenta que puede haber ítems defectuosos que sean devueltos, conceptualizados como un menos ingreso.

• Gestoría: Aunque muchos empiezan con la intención de evitárselo, al final acaban dando su brazo a torcer, ya que llevar al día la contabilidad y las obligaciones legales quitan una gran energía que debería ser destinada a las actividades que realmente aportan valor al negocio. Suele haber un pago mensual o trimestral.

• Servicios bancarios: frecuentemente las entidades bancarias cobran comisiones de mantenimiento y por transferencias en relación a las cuentas y tarjetas utilizadas. Se pueden pagar tanto mensual, trimestral o anualmente.

• Impuesto de bienes Inmuebles (IBI): solo tendrás la “suerte” de pagarlo si el local es de propiedad. Se paga anualmente.

• Reparaciones: es conveniente establecer una partida mensual -la hucha de las reparaciones- para posibles reparaciones de inmovilizado, ya que las incidencias son más frecuentes de lo que te imaginas y acabarán ocurriendo.

• Gastos de notaría y registro: a pagar en caso de traspaso de negocio o compra de un inmueble

• Impuesto de Transmisiones Patrimoniales o IVA: a pagar en caso de compra de un inmueble, dependiendo si es nuevo o de segunda mano

Inversiones:

• Fianza: la mayoría de locales comerciales exigen al principio una fianza o depósito del valor equivalente a  1 o 2 meses de su alquiler mensual. Ten en cuenta que no podrás disponer de esta cantidad hasta la extinción del contrato, aunque “te pertenezca”.

• Registro del nombre y marca comercial: estar en google y tener un dominio no es suficiente para proteger tu marca: es necesario registrarla. Cuesta entre  120 y 150 euros y se tramita presencialmente o online a través de la Oficina Española de Patentes y Marcas (Alicante). La protección tiene una duración de 20 años.

• Aplicaciones informáticas: son necesarias si por tu actividad necesitas programas específicos, un CRM o un sistema de comunicación y gestión de la información. Cuando el negocio alcanza una cierta entidad, el gasto más habitual suele ser el de la subcontratación del área tecnológica a una empresa especialista.

DIFERENCIAS ENTRE EFICIENCIA, EFICACIA Y EFECTIVIDAD

Eficacia. Eficiencia. Efectividad.

A menudo utilizamos los 3 términos indistintamente, como si se trataran de lo mismo. Si bien están relacionados, tienen distintos significados que nos ayudan a entender y comunicar el propósito que perseguimos a la hora de realizar cualquier tarea.

EFICACIA:

• “Hacer las cosas que mejor conducen a la consecución de los resultados”
• Tiene que ver con QUÉ cosas se hacen: es HACER LAS COSAS CORRECTAS
• Ejemplo: redactar el proyecto que más se adecua a las necesidades del cliente

EFICIENCIA:

• “Hacer las cosas maximizando su rendimiento minimizando los recursos empleados”
• Tiene que ver con CÓMO se hacen las cosas: es HACER BIEN LAS COSAS
• Ejemplo: reducir el tiempo de redacción de un proyecto para un cliente de 15 a 10 h

EFECTIVIDAD:

• “Hacer las cosas de forma eficiente y eficaz”: conseguir los objetivos propuestos utilizando los mínimos recursos posibles
• Tiene que ver con QUÉ cosas se hacen y CÓMO se hacen estas cosas: es HACER BIEN LAS COSAS CORRECTAS
• Ejemplo: redactar el proyecto que más se adecua a las necesidades del cliente reduciendo su tiempo de redacción de 15 a 10 h

En un mundo con recursos ilimitados, nos bastaría con ser eficaces, es decir, con conseguir siempre nuestros objetivos.

En un mundo en que todas las personas coincidieran en las prioridades, nos bastaría con ser eficientes, es decir, con optimizar nuestros recursos para conseguir esos objetivos.

Pero en el mundo actual, los recursos son escasos y las prioridades subjetivas.

¿A qué debemos aspirar?

Podemos simplificarlo en una fórmula matemática sencilla:

EFECTIVIDAD = EFICACIA + EFICIENCIA

Ser efectivo implica ser eficaz y eficiente al mismo tiempo. Si solo tenemos una parte de la ecuación, ésta se tambalea:

• Según Peter Drucker, «no hay nada más inútil que hacer de forma muy eficiente aquello que no debería hacerse en absoluto». La eficiencia se centra exclusivamente en hacer algo de la mejor manera posible en cuanto a los recursos invertidos, sin cuestionarse ese algo. “La potencia sin control no sirve de nada”
• Y al contrario, tampoco vale de mucho conseguir los objetivos si es a cualquier precio. Alcanzar las ventas planificadas mensuales gastándote el presupuesto de marketing de todo el año no es nada aconsejable.

Una gestión del tiempo inteligente se basa en el binomio PLANIFICACIÓN-ACCIÓN:

1. Conocer y centrarse en las tareas importantes: PLANIFICACIÓN (eficacia)
2. Realización de esas tareas de la mejor manera posible: ACCIÓN (eficiencia)

¿Eficacia o eficiencia? Las dos: EFECTIVIDAD

Un emprendedor de éxito es un emprendedor EFECTIVO