6 PASOS PARA PLANIFICAR UN PROYECTO

La vida profesional -además de la personal- es un continuo devenir de proyectos, aunque no solamos llamarlos de esta forma. Tenemos la concepción que un proyecto es algo grande que va para largo plazo, cuando en realidad es cualquier actividad a realizar a través de una o más acciones.

¿Algunos ejemplos? 

• Mantener una newsletter activa
• Contratar o despedir a una persona empleada
• Instalar un CRM
• Lanzar un nuevo producto
• Hacer un estudio
• Instaurar un protocolo de control de calidad
• Hacer una descripción de los recursos de la empresa
• Resolver una incidencia
• Registrar las cuentas anuales
• Negociar un pedido con un proveedor

Lo que separa un proyecto de una realidad es, simplemente, la ejecución. Y para ejecutar bien hay que planificar bien, ya que es una actividad que ayuda a mejorar la toma de decisiones posteriores. La improvisación es mejor dejarla para el ocio. Planificar es anticiparse a lo que vendrá, y significa aumentar las probabilidades de éxito del proyecto. Además, está íntimamente relacionado con la competencia de cumplimiento de los compromisos; solo conociendo lo que vendrá es posible comprometerse con seguridad. 

6 pasos necesarios para planificar un proyecto

1. Establece y/o clarifica el objetivo del proyecto 

Antes que nada, hay que plantearse la razón o razones por la cuales queremos o debemos desarrollar un proyecto. ¿Es por dinero? ¿Por responsabilidad? ¿Por encargo? ¿Por imagen? Solo una vez que veas claro porque lo harás y qué quieres conseguir puedes empezar a plantearte todo lo demás. El cómo siempre viene después del porqué y el para qué.

2. Busca información relevante y analízala 

Para asegurarte que el proyecto es viable, factible y realizable, muchas veces -casi siempre- es necesario explorar el contexto, profundizar sobre la temática, preguntar a personas expertas y/o consultar otras fuentes. Bucear en el mundo infinito de posibilidades que tenemos a nuestro alrededor nos ayuda a construir un diagnóstico sobre la situación actual, conocer los obstáculos para conseguir la situación ideal y prever los posibles riesgos a los que deberás hacer frente. A veces, incluso, lo que extraigas de esta búsqueda puede hacer replantear el objetivo, añadir algún otro o matizarlo.

3. Identifica los recursos humanos, materiales y económicos necesarios 

Es el momento de realizar un inventario de los recursos con los que cuentas para poder llevar a cabo el proyecto. Hay 3 tipos principales de recursos:

- Humanos:

Un proyecto no es posible sin al menos una persona. En proyectos grandes, un equipo de trabajo debe coordinarse. En los proyectos pequeños, suele haber solo una persona: tú. La cuestión, en todo caso, es tener claro quién participa en el proyecto y su dedicación. Y ésta suele depender, en muchos casos, de los recursos económicos.

- Materiales e inmateriales:

* Los materiales incluyen desde infraestructura (espacio físico) a un automóvil, y ordenadores, pasando por material de oficina.

* Los inmateriales comprenden recursos tan variados como software informático, una patente o marca comercial y una página web.

- Económicos:

¿De cuánto dinero dispones para invertir en este proyecto? Al final es el recurso más importante, puesto que se puede convertir tanto en recursos materiales/inmateriales como recursos humanos. 

4. Desarrolla un protocolo/proceso/plan de trabajo

El protocolo es la hoja de ruta del proyecto, la estructura que anticipa a la ejecución. Es muy importante que esté por escrito -gráficamente, mejor que mejor-. Incluso en proyectos de poca entidad es conveniente, ya que la memoria es traicionera. ¿Qué incluye?

• La secuencia de pasos que hay que dar, de acuerdo con una estrategia, de manera detallada por tarea, persona y tiempo.
• Un presupuesto, con previsión de costes e ingresos
• El margen de actuación con el que se cuenta, tanto si hay eventualidades como si no.
• Los obstáculos a superar y la manera en que hacerlo
• Un plan de identificación y mitigación de riesgos
• Un plan de control de calidad, seguimiento y evaluación de cumplimiento de objetivos

5. Comprométete 

La situación ideal es esperar a tener el protocolo diseñado para comprometerse (con el cliente, con el equipo, con uno mismo, etc.). Aunque la vida real funciona de manera distinta, y muchas veces nos fuerza a comprometernos rápidamente, siempre es recomendable hacer un mínimo plan que nos ilustre la estructura del proyecto antes de dar el sí y crear expectativas en los otros agentes. 

6. Comunica el protocolo a quien debas 

Tan o más importante que desarrollar el plan de trabajo es comunicarlo a todos los actores relevantes (equipo de trabajo, cliente, proveedores, etc.). Conocerlo facilitará su alineamiento y coordinación a la hora de ejecutarlo, a la vez que permitirá el control de desvíos y su evaluación final. Una vez todos los actores implicados lo hayan interiorizado, ya estás preparado para empezar a ejecutarlo. 

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Cada proyecto es un mundo y necesita un nivel de detalle y planificación distinto. No existe una fórmula mágica para otorgar un peso concreto a cada etapa. Hay proyectos muy simples, de una sola acción, en que la planificación óptima es mínima, mientras que los proyectos de más entidad suelen requerir de una planificación profunda y ordenada 

Planificar es una tarea que no se acaba al empezar a ejecutar el proyecto, necesaria siempre que nuestras expectativas no estén siendo cumplidas. Sin embargo, de acuerdo con la metodología Lean Startup, no debes estancarte en ella, puesto que es imposible preverlo todo de antemano. Muchas veces, la experimentación en la realidad es más útil que la anticipación en el papel, así que hay que encontrar un equilibrio. Planificar nos ayuda a realizar mejores proyectos, y para que se conviertan en realidad, hace falta ejecutarlos.

ADMINÍSTRATE MEJOR EL TIEMPO

Una de las quejas más habituales que oímos es la de “no tengo tiempo”. ¿Hecho o excusa? Más bien lo segundo. Esta frase suele enmascarar dos posibles realidades:

1. No me he sabido organizar como debiera
2. No es una prioridad

El tiempo es de las pocas cosas en esta vida que no se puede comprar. Para maximizar la efectividad con la que lo utilizamos, tanto a nivel personal como profesional, tenemos que actuar en 2 factores:

• La eficiencia a la hora de realizar las tareas
• La alineación de estas tareas a los objetivos y prioridades vitales

Debemos tener claro que siempre existirán multitud de imprevistos y adversidades, y que la clave es prepararnos y anticiparnos para combatirlos. ¿Cómo?

La matriz de administración del tiempo

Una herramienta muy útil para organizarnos es la matriz de administración del tiempo, que clasifica toda actividad en 4 cuadrantes dependiendo de su urgencia e importancia:

• CUADRANTE 1: urgente e importante.

Son los problemas y las crisis. Necesitan de acción inmediata o rápida para ser resueltas. Agotan y consumen y su solución no conlleva prevenir siguientes crisis.

• CUADRANTE 2: No urgente e importante.

Constituye el centro de la organización efectiva. Es el lugar que debería concentrar un número mayor de actividades, puesto que está orientado a las oportunidades y a la anticipación de las crisis. Nos permite poder dedicar tiempo a las cosas importantes de la vida, como la planificación, la detección de oportunidades, la familia y el voluntariado. Es donde se encuentra la felicidad.

• CUADRANTE 3: No importante e urgente

Sus actividades hacen que nos centremos en el corto plazo, olvidándonos de su razón de ser. Muchas llamadas y tareas profesionales caen dentro de este cuadrante. Hay que minimizarlas al máximo, utilizando la delegación o el descarte.

• CUADRANTE 4: No importante y no urgente

Si una tarea es inútil y no inmediata, porque hacerla nunca? Sus actividades son un desperdicio de tiempo, no conducen a ningún objetivo. Procrastinar, distraerse y muchas interrupciones caen dentro de este saco.

Ganar efectividad actuando sobre los cuadrantes

• En un comienzo, solo se puede obtener tiempo para el cuadrante 2 de los cuadrantes 3 y 4, reduciéndolos. ¿Cómo? Definiendo las prioridades, siendo proactivos y aprendiendo a decir no a las actividades menos importantes.
• Con el tiempo, el hacer más grande el cuadrante 2 conlleva la reducción del cuadrante 1, a causa de una mejor planificación y prevención de las crisis.

Consejos para una administración del tiempo efectiva

1. Seleccionar metas o objetivos específicos a alcanzar

Si no tenemos claro dónde queremos llegar, ¿para qué organizarnos?

2. Programar temporalmente a través de una base semanal y asignar las acciones destinadas a conseguir los objetivos a días o horas concretos
3. Adaptar diariamente la programación para dar respuesta a los acontecimientos, situaciones, relaciones personales e imprevistos
4. Aprender a delegar en encargados que comprendan el objetivo de las tareas y no en simples recaderos que ejecuten órdenes sin un análisis previo

Bibliografía recomendada:

• Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva de Stephen R. Convey

GESTIÓN ECONÓMICA INTELIGENTE

Autónomos, emprendedores y empresarios pueden ser muy diferentes entre sí, pero un punto en común: deben tomar decisiones constantemente en un entorno competitivo y lleno de incertidumbre que no se para. Una suma de malas decisiones suele llevar a su desaparición.

En España el 80% de las empresas cierra durante los 5 primeros años de vida.

¿Por qué cierran las empresas?

Puede haber muchos factores, pero los motivos principales se resumen en 2:

1. Falta de cashflow: significa una mala gestión de la tesorería.
2. Margen comercial o clientes insuficientes: la empresa pierde dinero cada día que pasa.

¿Cómo evitarlo?

Las finanzas son muy poco atractivas para la mayor parte de personas, pero son la clave. Hay que seguir un ciclo de 4 fases:

1. Planificación: la improvisación es buena para los planes de fin de semana, no para los negocios. Márcate objetivos, calcula tus costes y estima tus ventas. Es básico planificar la tesorería a 3 meses vista y a 1 año vista. La fórmula es sencilla:

+ Saldo inicial

+ Cobros

- Pagos

= Saldo final

2. Seguimiento:  a través de la contabilidad, registra de manera ordenada y fiable todas las transacciones de la empresa: compras, ventas, cobros, viajes, estoc, nóminas, etc. Es conveniente realizar un cierre mensual. Con ello obtendrás información valiosísima.
3. Análisis: para valorar tus datos y saber qué está pasando necesitas referencias. ¿Un margen comercial del 60% está bien? A priori no se sabe. Compara los datos con tus objetivos, los años anteriores, la competencia y la evolución de tu sector. Fíjate en lo relevante y obvia lo irrelevante.
4. Corrección: Actúa sobre las desviaciones negativas y consolida los buenos resultados.

Así pues, necesitamos información completa, fiable y a tiempo. Tal y como explica Argelia García en su libro Tres preguntas para una gestión económica inteligente, hay 3 preguntas principales que nos debemos hacer:

1. ¿Dónde estamos?

Solo es posible marcarse objetivos si conocemos la situación actual. Y solo es posible analizar si nos hemos desviado de los objetivos si había objetivos establecidos.

2. ¿Dónde vamos?

La estrategia, que debe ser factible, responde a esta cuestión. Según Marc Allen, en su libro El emprendedor visionario, hay 2 estilos de dirección:

• Dirección por crisis: se trabaja en el negocio, en el presente apagando fuegos, nunca se tiene tiempo para trabajar sobre el negocio. No hay visión de futuro.
• Dirección por objetivos: se marca una dirección y todas las personas de la empresa reman hacia él. Permite a la empresa adaptarse y sobrevivir en el largo plazo.

3. ¿Con qué recursos contamos?

Respecto a los recursos financieros, el crecimiento óptimo combina recursos propios con recursos de terceros, siempre controlando los riesgos asumidos. Hay que analizar la variedad de opciones que existe: business angels, préstamos bancarios, préstamos participativos, crowdfunding, mercado alternativo bursátil, etc.

Los recursos humanos son el elemento clave de una empresa, por mucho que la tecnología automatice los procesos. Lo que se busca se puede resumir en compromiso, motivación y alineación con los objetivos generales.

EL SIGNIFICADO DE LA PALABRA EMPRENDEDOR

¿QUÉ SIGNIFICA SER EMPRENDEDOR?

Todo los medios hablan de emprendimiento como algo fascinante. Y no se equivocan. Lo es, pero hay mucha confusión respecto al término emprendedor, ya que todo lo nuevo se califica como tal. El sustantivo emprendedor no se refiere al tiempo que lleva uno siendo empresario, ni a tener la idea del siglo. Es mucho más que eso.

Un emprendedor es alguien que, por su manera de ser, quiere llevar las riendas de su vida profesional y confía en sí mismo para ello. Tiene las competencias necesarias para poner no solo un proyecto en marcha, sino tantos como quiera. Un emprendedor no es igual a una idea de por vida (olvídate de Facebook o la receta secreta de la Coca-Cola); para ser emprendedor hay que estar permanentemente conectado a la realidad y adaptarse a ella. No vale “emprender” una vez y vivir de ello, sino que hay que emprender cada día, en cada acción. Emprender es hacer un camino de nuevo, sin ninguna seguridad pero con toda la confianza.

¿Qué necesitas para ser emprendedor?

1. Motivación: es lo más importante porque es aquello que marca la diferencia. Te va a permitir seguir adelante en los momentos más duros.
2. Uno o más objetivos claros: si es hacerse rico, estás perdido. Realización personal, búsqueda de la excelencia y aportar algo útil a la sociedad son algunos objetivos tan válidos como necesarios.
3. Riesgo: para obtener una rentabilidad, como en todo en esta vida, tienes que estar dispuesto a incurrir en algún riesgo. Para crear algo desde 0 se debe invertir, e inversión es riesgo.
4. Planificación y visión de futuro: de nada sirven los 3 primeros si no hay planificación, sea un business plan o cualquier otro instrumento. Debes estructurar el trabajo, pensar en una estrategia y ejecutarla.
5. Espíritu de superación y adaptación al cambio: tu estrategia no se va a cumplir en un 100%, ni tan siquiera en un 50%. Pero tener un plan y analizar las causas de las desviaciones te va a permitir adaptarte al mercado y hacer frente a todas las dificultades que vendrán (porque vendrán).