¿Algunos ejemplos?
- Mantener una newsletter activa
- Contratar o despedir a una persona empleada
- Instalar un CRM
- Lanzar un nuevo producto
- Hacer un estudio
- Instaurar un protocolo de control de calidad
- Hacer una descripción de los recursos de la empresa
- Resolver una incidencia
- Registrar las cuentas anuales
- Negociar un pedido con un proveedor
Lo que separa un proyecto de una realidad es, simplemente, la ejecución. Y para ejecutar bien hay que planificar bien, ya que es una actividad que ayuda a mejorar la toma de decisiones posteriores. La improvisación es mejor dejarla para el ocio. Planificar es anticiparse a lo que vendrá, y significa aumentar las probabilidades de éxito del proyecto. Además, está íntimamente relacionado con la competencia de cumplimiento de los compromisos; solo conociendo lo que vendrá es posible comprometerse con seguridad.
6 pasos necesarios para planificar un proyecto
1. Establece y/o clarifica el objetivo del proyecto
Antes que nada, hay que plantearse la razón o razones por la cuales queremos o debemos desarrollar un proyecto. ¿Es por dinero? ¿Por responsabilidad? ¿Por encargo? ¿Por imagen? Solo una vez que veas claro porque lo harás y qué quieres conseguir puedes empezar a plantearte todo lo demás. El cómo siempre viene después del porqué y el para qué.
1. Establece y/o clarifica el objetivo del proyecto
Antes que nada, hay que plantearse la razón o razones por la cuales queremos o debemos desarrollar un proyecto. ¿Es por dinero? ¿Por responsabilidad? ¿Por encargo? ¿Por imagen? Solo una vez que veas claro porque lo harás y qué quieres conseguir puedes empezar a plantearte todo lo demás. El cómo siempre viene después del porqué y el para qué.
2. Busca información relevante y analízala
Para asegurarte que el proyecto es viable, factible y realizable, muchas veces -casi siempre- es necesario explorar el contexto, profundizar sobre la temática, preguntar a personas expertas y/o consultar otras fuentes. Bucear en el mundo infinito de posibilidades que tenemos a nuestro alrededor nos ayuda a construir un diagnóstico sobre la situación actual, conocer los obstáculos para conseguir la situación ideal y prever los posibles riesgos a los que deberás hacer frente. A veces, incluso, lo que extraigas de esta búsqueda puede hacer replantear el objetivo, añadir algún otro o matizarlo.
3. Identifica los recursos humanos, materiales y económicos necesarios
Es el momento de realizar un inventario de los recursos con los que cuentas para poder llevar a cabo el proyecto. Hay 3 tipos principales de recursos:
- Humanos:
Un proyecto no es posible sin al menos una persona. En proyectos grandes, un equipo de trabajo debe coordinarse. En los proyectos pequeños, suele haber solo una persona: tú. La cuestión, en todo caso, es tener claro quién participa en el proyecto y su dedicación. Y ésta suele depender, en muchos casos, de los recursos económicos.
- Materiales e inmateriales:
* Los materiales incluyen desde infraestructura (espacio físico) a un automóvil, y ordenadores, pasando por material de oficina.
* Los inmateriales comprenden recursos tan variados como software informático, una patente o marca comercial y una página web.
- Económicos:
¿De cuánto dinero dispones para invertir en este proyecto? Al final es el recurso más importante, puesto que se puede convertir tanto en recursos materiales/inmateriales como recursos humanos.
4. Desarrolla un protocolo/proceso/plan de trabajo
El protocolo es la hoja de ruta del proyecto, la estructura que anticipa a la ejecución. Es muy importante que esté por escrito -gráficamente, mejor que mejor-. Incluso en proyectos de poca entidad es conveniente, ya que la memoria es traicionera. ¿Qué incluye?
4. Desarrolla un protocolo/proceso/plan de trabajo
El protocolo es la hoja de ruta del proyecto, la estructura que anticipa a la ejecución. Es muy importante que esté por escrito -gráficamente, mejor que mejor-. Incluso en proyectos de poca entidad es conveniente, ya que la memoria es traicionera. ¿Qué incluye?
- La secuencia de pasos que hay que dar, de acuerdo con una estrategia, de manera detallada por tarea, persona y tiempo.
- Un presupuesto, con previsión de costes e ingresos
- El margen de actuación con el que se cuenta, tanto si hay eventualidades como si no.
- Los obstáculos a superar y la manera en que hacerlo
- Un plan de identificación y mitigación de riesgos
- Un plan de control de calidad, seguimiento y evaluación de cumplimiento de objetivos
5. Comprométete
La situación ideal es esperar a tener el protocolo diseñado para comprometerse (con el cliente, con el equipo, con uno mismo, etc.). Aunque la vida real funciona de manera distinta, y muchas veces nos fuerza a comprometernos rápidamente, siempre es recomendable hacer un mínimo plan que nos ilustre la estructura del proyecto antes de dar el sí y crear expectativas en los otros agentes.
6. Comunica el protocolo a quien debas
Tan o más importante que desarrollar el plan de trabajo es comunicarlo a todos los actores relevantes (equipo de trabajo, cliente, proveedores, etc.). Conocerlo facilitará su alineamiento y coordinación a la hora de ejecutarlo, a la vez que permitirá el control de desvíos y su evaluación final. Una vez todos los actores implicados lo hayan interiorizado, ya estás preparado para empezar a ejecutarlo.
6. Comunica el protocolo a quien debas
Tan o más importante que desarrollar el plan de trabajo es comunicarlo a todos los actores relevantes (equipo de trabajo, cliente, proveedores, etc.). Conocerlo facilitará su alineamiento y coordinación a la hora de ejecutarlo, a la vez que permitirá el control de desvíos y su evaluación final. Una vez todos los actores implicados lo hayan interiorizado, ya estás preparado para empezar a ejecutarlo.
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Cada proyecto es un mundo y necesita un nivel de detalle y planificación distinto. No existe una fórmula mágica para otorgar un peso concreto a cada etapa. Hay proyectos muy simples, de una sola acción, en que la planificación óptima es mínima, mientras que los proyectos de más entidad suelen requerir de una planificación profunda y ordenada
Planificar es una tarea que no se acaba al empezar a ejecutar el proyecto, necesaria siempre que nuestras expectativas no estén siendo cumplidas. Sin embargo, de acuerdo con la metodología Lean Startup, no debes estancarte en ella, puesto que es imposible preverlo todo de antemano. Muchas veces, la experimentación en la realidad es más útil que la anticipación en el papel, así que hay que encontrar un equilibrio. Planificar nos ayuda a realizar mejores proyectos, y para que se conviertan en realidad, hace falta ejecutarlos.
