APRENDER A DELEGAR

El tiempo es oro, y para una persona emprendedora esta afirmación es doblemente cierta. En los inicios, y muchas veces durante toda la vida de su negocio, se encarga de TODO:

• Diseño y actualización del producto o servicio
• Logística con los proveedores
• Cálculo de las cuentas
• Actualización de la web
• Encargo de las tarjetas de visita
• Limpieza del local
• Llamadas comerciales a posibles clientes
• Realización de facturas
• Resolución de las reclamaciones del cliente
• Etcétera, etcétera, etcétera

Con ello, es lógico que muchos emprendedores se sientan abrumados y no les de la vida.

¿Qué hacer para mejorar la gestión del tiempo?

DELEGAR

¿Qué es delegar?

Delegar es confiar en otra persona para que tome una responsabilidad o se encargue de una tarea. Nos permite dedicar el tiempo que le tomaría a otra actividad o actividades superiores, que consideramos más importantes.

¿Qué hay que hacer antes de empezar a delegar?

Según la matriz de administración del tiempo, las actividades que hay que delegar (o descartar) son las del Cuadrante III: Las no urgentes y no importantes. Trasladado al ámbito emprendedor, debemos mirar a nuestro Canvas y:

1. Concentrarnos en aquello que crea valor para el cliente y nos diferencia (las actividades clave)
2. Intentar delegar todo el resto (pagando por ello si es necesario)

Una vez identificadas las tareas y responsabilidades a delegar, hay que hacerlo inteligentemente, siendo ADMINISTRADOR de la tarea delegada, y no CONTROLADOR de la misma. Para ello hay seguir los siguientes principos:

1. Centrarse en los objetivos (el “qué”) y no en los métodos (el “cómo”). La persona delegada debe poder elegir el procedimiento, siendo responsable de sus resultados. Ello la convierte en encargada, evitando en todo momento la delegación de recados, en la que se supervisan los métodos uno a uno.
2. Basarse en la comprensión clara y el compromiso mutuo asumido. Para que la confianza sea máxima, primero es necesario un proceso de conocimiento y aceptación bidireccional.

¿Cómo articulamos la delegación?

La comunicación es clave para que ambas partes tengan claras las expectativas. Para delegar, hace falta establecer 4 reglas:

1. Directrices y parámetros dentro de los cuales debe operar la persona. Es el marco de juego o autonomía que tiene para cumplir. Es conveniente mostrar o identificar rutas que llevan al fracaso, para evitar tomarlas de antemano.
2. Recursos con los que se cuentan
3. Rendición de cuentas: son las normas que rigen la evaluación del rendimiento y los resultados, incluyendo su temporalización
4. Consecuencias: especificar qué sucederá, bueno (recompensa) o malo (castigo), como resultado de la evaluación.

La delegación en encargados, si bien no siempre es posible, fomenta el crecimiento de las personas y la construcción de relaciones personales sólidas y sinceras. Es una de las formas más potentes de motivación, pero requiere predisposición, tiempo y paciencia. Invertir en delegar inteligentemente puede parecer una pérdida de tiempo al principio, ya que podemos pensar que nosotros lo haríamos más rápido o mejor, pero a largo plazo es la mejor manera de gestionar nuestro tiempo y establecer relaciones humanas dignas y profundas.

Bibliografía recomendada: Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva (Stephen Covey)

OLYMPUS: ADAPTACIÓN A TRAVÉS DE LA INNOVACIÓN

Cuando solemos innovar?

Cuando nos vemos forzados a ello

Cuando deberíamos innovar?

Continuamente

En un entorno VUCA, su competitividad y supervivencia de una organización van ligadas indisociablemente a su adaptación constante al mercado y al entorno. Ya no vale hacer siempre lo mismo.

¿Con qué herramienta contamos para adaptarnos? La INNOVACIÓN

Innovar significa dedicar recursos -dinero, infraestructura y tiempo-, para buscar cambios en una empresa. ¿En qué? Es un pozo sin fondo:

• Introducción de un nuevo producto o servicio
• Cambio del modelo de negocio
• Aprovechamiento de una economía de escala
• Mejora de un procedimiento interno
• Perfeccionamiento del sistema de gestión de costes
• Optimización de la logística
• Explotación de un nuevo canal de comercialización

Y podríamos seguir así días. Lo que caracteriza la innovación es su objetivo: salir de la zona de comfort, dejar de hacer las cosas como siempre y conseguir provocar un cambio en uno o más lados al mismo tiempo del

Triángulo CALIDAD-TIEMPO-COSTE

¿Qué ventajas tiene innovar en tiempos de bonanza?

Los resultados no aprietan (tanto) y tienes más margen y apoyos para invertir a largo plazo

¿Qué suele suceder?

Muchas veces son los factores externos los que nos empujan a innovar

Veamos un ejemplo:

CASO OLYMPUS: ADAPTARSE O MORIR LENTAMENTE

Olympus sabe muy bien lo que significa adaptarse o morir. Es una multinacional con más de 80 años en el mercado especializada en tecnología óptica para el sector sanitario y la ciencia, la fotografía y la industria.

Con la llegada de la era digital, se focalizó en un mercado muy atractivo y en gran auge, el de las cámaras digitales compactas, realizando un esfuerzo muy grande en este sentido, en especial inviertiendo en fábricas y contratación de personal. En 2010 había logrado multiplicar por 3 su facturación en él. Idílico. Hasta que llegó Apple introduciendo una de las mayores disrupciones que se han producido en los últimos años, Iphone, combinando en un mismo dispositivo la comunicación y la fotografía de calidad.

¿Qué pasó?

Que el mercado de cámaras digitales cayó en picado, ya que la gente prefería tenerlo todo en uno y poder compartir las fotografías al instante. Y con él, el mayor negocio de Olympus. Crisis.

¿Cómo reaccionó Olympus?

1. Se focalizó en lo que sabía hacer, su core business: lentes ópticas de gran calidad para sistemas digitales especializados. ¿Qué hizo con los negocios que no entraban en esta definición? Los vendió: una decisión que muchos no entendieron y con grandes detractores. Era la consecuencia de hacerse estas 3 preguntas:

• ¿Qué es lo que sabes hacer?
• ¿Quién te compra?
• ¿Por qué te compra?

2. Innovó: una vez que tienes claro lo que debes hacer, debes creértelo y apostar por ello. Olympus invirtió grandes sumas de dinero en equipos, tecnología y profesionales para mejorar la calidad de sus productos clave (lentes ópticas para microscopios, sector sanitario e industria aérea) y desarrollar mercados nuevos, como un nuevo tipo de reflex, sin espejo, y el de los bisturís con microcámaras.

¿Cuál ha sido el resultado?

Olympus ha logrado, después de algunos años de paciencia, revertir la situación. Ha conseguido grandes cuotas de mercado en segmentos en los que tiene una ventaja competitiva, y ha establecido importantes alianzas y colaboraciones para conseguir sus objetivos. El volumen de negocio aún es más pequeño que antes de la reorientación, pero la rentabilidad se ha multiplicado por 3. Ha convertido una amenaza en una fortaleza.

La decisión se ha demostrado acertada, pero no estaba tan clara ni en ese momento ni en los años posteriores, en los que la facturación seguía cayendo. Gracias a la apuesta a medio-largo plazo, con visión de futuro, salvó la miopía del cortoplacismo que nos suele cegar. Desinvertir en negocios (aún) rentables no fué agradable para el inversor, pero era la mejor estrategia para focalizar los recursos en sus ventajas competitivas. Por otra parte, la innovación no surgió de la noche a la mañana, si no que ya había una gran tradición, y eso sin duda ayudó a remontar el vuelo.

Olympus, al ser gigante, tiene un importante departamento dedicado exclusivamente a la innovación con presupuesto asignado y asegurado, que funciona a modo de invernáculo, sin dejarse afectar (demasiado) por lo que pasa en las demás unidades de negocio. Ideal pero infactible para la mayoría de organizaciones.

Este caso no debe hacernos perder la vista que la innovación es posible a todos los niveles y en todo tipo de negocios, como nos recuerda Ana Hernández en su artículo “Innovar en el pequeño comercio es posible”. De hecho, cuanto más pequeña sea la empresa, aún siendo los recursos más limitados, la capacidad de innovación es más transversal y tiene un impacto más rápido en todos sus departamentos. Las startups mejoran continuamente porque innovan, porque prueban cosas nuevas. Y esto es precisamente una de las mejores recetas para aquellos autónomos y pequeñas empresas que luchan cada mes por mantenerse y crecer. ¿Cómo? Hay muchas maneras de plantearlo, a mi me gustan las pautas que nos ofrece Ana Hernández en su metodología de trabajo InnovaMe

Y, al final, te das cuenta que en la vida todo es un círculo que se retroalimenta:

Competir es innovar

Innovar es mejorar

Mejorar es crecer

Crecer es competir

Otros recursos:

• Olympus, l’èxit de saber enfocar