El tiempo es oro, y para una persona emprendedora esta afirmación es doblemente cierta. En los inicios, y muchas veces durante toda la vida de su negocio, se encarga de TODO:
- Diseño y actualización del producto o servicio
- Logística con los proveedores
- Cálculo de las cuentas
- Actualización de la web
- Encargo de las tarjetas de visita
- Limpieza del local
- Llamadas comerciales a posibles clientes
- Realización de facturas
- Resolución de las reclamaciones del cliente
- Etcétera, etcétera, etcétera
Con ello, es lógico que muchos emprendedores se sientan abrumados y no les de la vida.
¿Qué hacer para mejorar la gestión del tiempo?
DELEGAR
¿Qué es delegar?
Delegar es confiar en otra persona para que tome una responsabilidad o se encargue de una tarea. Nos permite dedicar el tiempo que le tomaría a otra actividad o actividades superiores, que consideramos más importantes.
¿Qué hay que hacer antes de empezar a delegar?
Según la matriz de administración del tiempo, las actividades que hay que delegar (o descartar) son las del Cuadrante III: Las no urgentes y no importantes. Trasladado al ámbito emprendedor, debemos mirar a nuestro Canvas y:
- Concentrarnos en aquello que crea valor para el cliente y nos diferencia (las actividades clave)
- Intentar delegar todo el resto (pagando por ello si es necesario)
Una vez identificadas las tareas y responsabilidades a delegar, hay que hacerlo inteligentemente, siendo ADMINISTRADOR de la tarea delegada, y no CONTROLADOR de la misma. Para ello hay seguir los siguientes principos:
- Centrarse en los objetivos (el “qué”) y no en los métodos (el “cómo”). La persona delegada debe poder elegir el procedimiento, siendo responsable de sus resultados. Ello la convierte en encargada, evitando en todo momento la delegación de recados, en la que se supervisan los métodos uno a uno.
- Basarse en la comprensión clara y el compromiso mutuo asumido. Para que la confianza sea máxima, primero es necesario un proceso de conocimiento y aceptación bidireccional.
¿Cómo articulamos la delegación?
La comunicación es clave para que ambas partes tengan claras las expectativas. Para delegar, hace falta establecer 4 reglas:
- Directrices y parámetros dentro de los cuales debe operar la persona. Es el marco de juego o autonomía que tiene para cumplir. Es conveniente mostrar o identificar rutas que llevan al fracaso, para evitar tomarlas de antemano.
- Recursos con los que se cuentan
- Rendición de cuentas: son las normas que rigen la evaluación del rendimiento y los resultados, incluyendo su temporalización
- Consecuencias: especificar qué sucederá, bueno (recompensa) o malo (castigo), como resultado de la evaluación.
La delegación en encargados, si bien no siempre es posible, fomenta el crecimiento de las personas y la construcción de relaciones personales sólidas y sinceras. Es una de las formas más potentes de motivación, pero requiere predisposición, tiempo y paciencia. Invertir en delegar inteligentemente puede parecer una pérdida de tiempo al principio, ya que podemos pensar que nosotros lo haríamos más rápido o mejor, pero a largo plazo es la mejor manera de gestionar nuestro tiempo y establecer relaciones humanas dignas y profundas.
Bibliografía recomendada: Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva (Stephen Covey)
