GETTING THINGS DONE

¿Te cuesta poco empezar proyectos y mucho acabarlos?

¿Tienes la sensación de que podrías lograr mejores resultados?

¿Te estresa tener tareas pendientes que se van acumulando en tu mesa?

¿Quieres mejorar tu productividad en tu trabajo y en tu vida?

Getting Things Done (GTD) es un método de productividad personal desarrollado por David Allen, nombrada por Forbes como uno de los cinco mejores coach del mundo.

Se basa en 3 sencillos principios:

1. La mente es buena para el análisis y la toma de decisiones y mala para recordar
2. Acumular compromisos y proyectos en la mente nos causa un estrés innecesario
3. Es necesario guardarlo todo por escrito y ponerse recordatorios de las próximas acciones a realizar a través de un sistema único que nos permita concentrarnos y cumplir todos nuestros proyectos y compromisos

Nuestra memoria es ineficiente. ¿Por qué? No tiene noción del tiempo:

• Trata a todos los compromisos como si tuvieran que cumplirse ahora mismo
• Nos recuerda las cosas cuando se inspira, no cuando lo necesitamos

“La mente sirve para tener ideas, no para guardarlas”

Para no desperdiciar la energía, necesitas descargar la mente continuamente en un único lugar. Para ello, es necesario hacer un inventario completo y objetivo de tu trabajo, desde el nivel más simple (tareas actuales) hasta el nivel más complejo (el sentido de tu existencia), pasando por tus proyectos y áreas de responsabilidad actuales y tus objetivos a corto plazo y a largo plazo. Este inventario forma parte del sistema que le da soporte, y te permite saber los recursos con los que cuentas, lo que al final te obliga a discriminar y a saber decir no. Debe actualizarse y revisarse periódicamente para registrar los avances, los nuevos inputs y las modificaciones pertinentes.

¿Qué debes hacer para que las cosas dejen de incordiarte?

1. Clarifica tus intenciones al respecto: ¿qué resultado quieres
2. Decide lo que quieres hacer para realizarlas: ¿cuál es la próxima acción?
3. Realiza la acción o programa su recordatorio para verlo en el momento adecuado

De esta manera, al no ser necesario recordar lo que hay que hacer y evitar el estrés, te concentrarás en realizar efectivamente las tareas. Como dice Allen, la mente debe ser como el agua: interactuar con cualquier cosa que nos encontremos y luego volver al estado natural

Hay 5 fases de dominio del trabajo:

1. RECOPILA: saca todo lo que tienes en tu mente

• Recopila todo lo que tienes en tu mente en el mismo momento en que tienes ese pensamiento para sacarlo de tu memoria a corto plazo
• Puedes utilizar tanto la escritura tradicional como la digital: lo importante es que lleves el dispositivo siempre contigo y que el contenido acabe en un único sistema (excel, aplicación informática, nube, etc.)

2. PROCESA: decide qué acciones se requieren cuando la cuestión se presenta

• Pregúntate: ¿Puedo hacer algo al respecto?
• SÍ: ¿Cuál es la próxima acción a realizar?
• HAZLA: Si requiere menos de 2 minutos
• DELÉGALA (y ponla en la lista en espera)
• POSPONLA (y ponla en una lista de acciones pendientes)
• NO:
• Elimínala
• Déjala a un lado para un posible examen posterior
• Archívala

3. ORGANIZA: categoriza tus proyectos y establece sus recordatorios

• Agrupa los resultados de procesar en 4 categorías:
• Proyectos (grandes o pequeños) que te has comprometido a terminar
• Calendario: acciones que deben ocurrir en una fecha o momento específicos
• Próximas acciones: acciones que deben hacerse lo antes posible
• En espera: proyectos y acciones de tu responsabilidad que deben hacer otros
• Establece recordatorios de tus proyectos y de las acciones a emprender

4. REVISA: mantén tu sistema al día, completo y revisado

• Haz 3 tipos de revisiones para actualizar y mejorar:
• Diariamente: tu calendario y las listas de acciones
• Semanalmente: el sistema entero
• A menudo: metas, valores y visiones a largo plazo

5. ACTÚA: confía en tus elecciones intuitivas acerca de lo que estás haciendo y dejando de hacer en cualquier momento

• Toma decisiones acerca de tus acciones sobre la base de:
• Lo que puedes hacer (contexto)
• Tiempo
• Energía de que dispones
• Prioridades

• Confía en tu intuición para las elecciones de cada momento: ¿Qué valor tiene que haga X en lugar de Y?

En definitiva, GTD te permite, a través de la forma, concentrarte en el fondo: su objetivo es que, a través de una buena organización, saques toda la creatividad que llevas dentro y consigas todos tus propósitos y metas.

Bibliografía recomendada (David Allen)

• Organízate con Eficacia
• Sé más eficaz

THE ACTION PLAN

What does interpose between our wishes and us?

Just a series of goal-focused actions that imply a certain amount of time

What is the best shot to maximize our chances of succeed?

A planning to take into account and face all the involved factors-leave the improvisation for the parties!

The Action Plan, as its name says, is a resource that helps us in the difficult and unavoidable responsibility to make our dreams come true. Do you want to know more about the Action Plan?

An Action Plan is a written document to set goals and the way to achieve them. It also can be defined as a comprehensive tool that provides framework (the context or shape) to carry out professional and personal projects (the content) It can be either very extensive or just a page, the main requirement is that it has to be followed; otherwise, it is just a waste of paper -and time-. It refers to two different levels:

1. The Strategy: what do I want to achieve?
2. The Tactics: how and when will I achieve that?

I have never met any 100% accomplished Action Plan. Why bother to build and follow it?

Because:

1. It sticks you to your priority goals -avoiding procrastination
2. It guides you on the decision-taking
3. It helps you tracking your progress and analyzing the reasons of your successes and failures

No matter the format, it should contain 3 main areas:

1. THE GOALS (“Where do I want to go?”)

• Set one, two or three goals. No more needed. The key is to discard, which allows you to focus on the important
• The difference between a goal and a dream is the willingness to achieve them

2. THE ACTIONS (“How will I get there?”)

• You will not get to the goal if you do nothing; write the necessary and specific actions that will take you to that
• If you do not know any of them yet, leave it blank to complete it when possible

3. THE RESOURCES (“What will I need”?

• Specify the things (money, people or stuff) that you will to use, ask, buy, consult or borrow and the required actions (go back to number 2) to make it possible

4. THE TIME (“When?”)

• Each action requires a timing to be implemented: write down when are you going to carry out the following ones and assign them weekly to your calendar

Additional Tips

• An Action Plan is a living document, not a piece of art in a museum: review, modify and complete it in the passionate journey
• Never forget the “Why”: goals are amazing, but just if they make you happy and fulfills you
• Thresh the big goals in small goals. It is always easier to climb 1.000 little mountains that to scale Mount Everest at once
• If possible, think of a B Plan (with its respective B Actions). The more complex the goal, the more necessary the backup option.

What are you waiting for?

“Build your Action Plan, turn your dreams into goals and pursue them to make them real!”