Una de las quejas más habituales que oímos es la de “no tengo tiempo”. ¿Hecho o excusa? Más bien lo segundo. Esta frase suele enmascarar dos posibles realidades:
- No me he sabido organizar como debiera
- No es una prioridad
El tiempo es de las pocas cosas en esta vida que no se puede comprar. Para maximizar la efectividad con la que lo utilizamos, tanto a nivel personal como profesional, tenemos que actuar en 2 factores:
- La eficiencia a la hora de realizar las tareas
- La alineación de estas tareas a los objetivos y prioridades vitales
Debemos tener claro que siempre existirán multitud de imprevistos y adversidades, y que la clave es prepararnos y anticiparnos para combatirlos. ¿Cómo?
La matriz de administración del tiempo
Una herramienta muy útil para organizarnos es la matriz de administración del tiempo, que clasifica toda actividad en 4 cuadrantes dependiendo de su urgencia e importancia:
- CUADRANTE 1: urgente e importante.
Son los problemas y las crisis. Necesitan de acción inmediata o rápida para ser resueltas. Agotan y consumen y su solución no conlleva prevenir siguientes crisis.
- CUADRANTE 2: No urgente e importante.
Constituye el centro de la organización efectiva. Es el lugar que debería concentrar un número mayor de actividades, puesto que está orientado a las oportunidades y a la anticipación de las crisis. Nos permite poder dedicar tiempo a las cosas importantes de la vida, como la planificación, la detección de oportunidades, la familia y el voluntariado. Es donde se encuentra la felicidad.
- CUADRANTE 3: No importante e urgente
Sus actividades hacen que nos centremos en el corto plazo, olvidándonos de su razón de ser. Muchas llamadas y tareas profesionales caen dentro de este cuadrante. Hay que minimizarlas al máximo, utilizando la delegación o el descarte.
- CUADRANTE 4: No importante y no urgente
Si una tarea es inútil y no inmediata, porque hacerla nunca? Sus actividades son un desperdicio de tiempo, no conducen a ningún objetivo. Procrastinar, distraerse y muchas interrupciones caen dentro de este saco.
Ganar efectividad actuando sobre los cuadrantes
- En un comienzo, solo se puede obtener tiempo para el cuadrante 2 de los cuadrantes 3 y 4, reduciéndolos. ¿Cómo? Definiendo las prioridades, siendo proactivos y aprendiendo a decir no a las actividades menos importantes.
- Con el tiempo, el hacer más grande el cuadrante 2 conlleva la reducción del cuadrante 1, a causa de una mejor planificación y prevención de las crisis.
Consejos para una administración del tiempo efectiva
- Seleccionar metas o objetivos específicos a alcanzar
Si no tenemos claro dónde queremos llegar, ¿para qué organizarnos?
- Programar temporalmente a través de una base semanal y asignar las acciones destinadas a conseguir los objetivos a días o horas concretos
- Adaptar diariamente la programación para dar respuesta a los acontecimientos, situaciones, relaciones personales e imprevistos
- Aprender a delegar en encargados que comprendan el objetivo de las tareas y no en simples recaderos que ejecuten órdenes sin un análisis previo
Bibliografía recomendada:
- Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva de Stephen R. Convey
