EL MODELO CAÓRDICO

Cualquier tipo de organización - empresa, ONG, Asociación o la Administración- conlleva que un grupo de personas, como mínimo 2, unan recursos y medios para conseguir un objetivo común.

Uno de los elementos clave a la hora de montar un negocio, que a menudo es olvidado, es la gestión del equipo humano. Más allá de un organigrama formal y una descripción de los puestos de trabajo, es necesario definir la cultura organizacional, que es la psicología de la empresa y depende de todos las personas que aportan trabajo, tanto de su dirección como de sus empleados. Unos buenos procesos de selección y incentivos adecuados son la base, pero:

¿cómo organizarse para sacar el máximo rendimiento a los recursos humanos?

El modelo caórdico

El modelo caórdico fue ideado por Dee Hock, fundador de VISA. Según el mismo, una organización puede basarse en 4 modelos distintos de actuación:

1. CONTROL: Su estructura está fuertemente jerarquizada. Los procedimientos son rígidos y estandarizados y están muy supervisados.

2. ORDEN: Los canales de reporte y procesos están definidos por procesos, pero existe un cierto margen para la desviación en cada uno de los empleados.

3. CAOS: Cada individuo tiene libertad de actuación, aún a riesgo de descoordinación entre los objetivos individuales y los objetivos organizacionales.

4. CAOS DESTRUCTIVO: Hay desconexión total entre los objetivos individuales y los comunes, con relaciones personales dañinas y desconfianza entre los compañeros.

La mayoría de las organizaciones existentes actúan entre los modelos de control y orden. Ejemplos clásicos pueden ser la policía o ejército, el departamento de atención comercial de una teleoperadora móvil o cualquier supermecado.

Sin embargo, la forma más inteligente de organización es la caórdica, que es aquella que se sitúa entre los modelos de orden y caos y se fundamenta en los 3 pilares básicos para su supervivencia y desarrollo: el aprendizaje, la creatividad y la innovación. En ella:

• Se atrae al talento y se fomentan las relaciones humanas efectivas, estables y duraderas
• Los individuos tienen capacidad de decisión individual dentro de unos márgenes, sin caer en el descontrol total
• Hay un reporte y canales de comunicación formales para perseguir la misión y visión de la organización
• En caso de llegar al caos destructivo se debe actuar de manera ordenada para devolver la situación al plano caórdico

¿Por qué caórdico?

Según Dee hock, el mundo cambia demasiado rápido, por lo que los planes detallados son obsoletos antes de poder aplicarlos. Lo mejor es tener un sentido claro  de dirección y creencias convincentes. Para ello, es necesario tener una misión y ponerse de acuerdo en los principios que ayudan a conseguirla, a través de la construcción de una verdadera comunidad y combinando tanto la cooperación como la competencia. Liderando desde esta perspectiva se cuenta con seguidores por convicción, no por mandato.

¿Debe ser toda organización caórdica?

Las organizaciones del siglo XXI necesitan ser caórdicas para adaptarse a los retos y desafíos continuos a los que deben hacer frente. Evidentemente que el modelo caórdico no es eficiente para sectores y áreas como las fábricas industriales  cadenas productivas a gran escala, pero sus métodos y filosofía son deseables, en mayor o menor grado, para la infinidad de empresas y entidades que compiten en el mercado y deben mejorar e innovar día a día para diferenciarse y conseguir la satisfacción de sus clientes.

ADMINÍSTRATE MEJOR EL TIEMPO

Una de las quejas más habituales que oímos es la de “no tengo tiempo”. ¿Hecho o excusa? Más bien lo segundo. Esta frase suele enmascarar dos posibles realidades:

1. No me he sabido organizar como debiera
2. No es una prioridad

El tiempo es de las pocas cosas en esta vida que no se puede comprar. Para maximizar la efectividad con la que lo utilizamos, tanto a nivel personal como profesional, tenemos que actuar en 2 factores:

• La eficiencia a la hora de realizar las tareas
• La alineación de estas tareas a los objetivos y prioridades vitales

Debemos tener claro que siempre existirán multitud de imprevistos y adversidades, y que la clave es prepararnos y anticiparnos para combatirlos. ¿Cómo?

La matriz de administración del tiempo

Una herramienta muy útil para organizarnos es la matriz de administración del tiempo, que clasifica toda actividad en 4 cuadrantes dependiendo de su urgencia e importancia:

• CUADRANTE 1: urgente e importante.

Son los problemas y las crisis. Necesitan de acción inmediata o rápida para ser resueltas. Agotan y consumen y su solución no conlleva prevenir siguientes crisis.

• CUADRANTE 2: No urgente e importante.

Constituye el centro de la organización efectiva. Es el lugar que debería concentrar un número mayor de actividades, puesto que está orientado a las oportunidades y a la anticipación de las crisis. Nos permite poder dedicar tiempo a las cosas importantes de la vida, como la planificación, la detección de oportunidades, la familia y el voluntariado. Es donde se encuentra la felicidad.

• CUADRANTE 3: No importante e urgente

Sus actividades hacen que nos centremos en el corto plazo, olvidándonos de su razón de ser. Muchas llamadas y tareas profesionales caen dentro de este cuadrante. Hay que minimizarlas al máximo, utilizando la delegación o el descarte.

• CUADRANTE 4: No importante y no urgente

Si una tarea es inútil y no inmediata, porque hacerla nunca? Sus actividades son un desperdicio de tiempo, no conducen a ningún objetivo. Procrastinar, distraerse y muchas interrupciones caen dentro de este saco.

Ganar efectividad actuando sobre los cuadrantes

• En un comienzo, solo se puede obtener tiempo para el cuadrante 2 de los cuadrantes 3 y 4, reduciéndolos. ¿Cómo? Definiendo las prioridades, siendo proactivos y aprendiendo a decir no a las actividades menos importantes.
• Con el tiempo, el hacer más grande el cuadrante 2 conlleva la reducción del cuadrante 1, a causa de una mejor planificación y prevención de las crisis.

Consejos para una administración del tiempo efectiva

1. Seleccionar metas o objetivos específicos a alcanzar

Si no tenemos claro dónde queremos llegar, ¿para qué organizarnos?

2. Programar temporalmente a través de una base semanal y asignar las acciones destinadas a conseguir los objetivos a días o horas concretos
3. Adaptar diariamente la programación para dar respuesta a los acontecimientos, situaciones, relaciones personales e imprevistos
4. Aprender a delegar en encargados que comprendan el objetivo de las tareas y no en simples recaderos que ejecuten órdenes sin un análisis previo

Bibliografía recomendada:

• Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva de Stephen R. Convey

LAS 4P DEL MARKETING

Marketing es todo aquello que conecta el producto o servicio con el cliente. Para cualquier negocio es vital tener una estrategia que busque maximizar la satisfacción del cliente en relación a los recursos productivos que invierte.

Dentro del plan de marketing, y después de haber realizado un mínimo estudio de mercado para conocer el contexto en el que nuestro negocio quiere operar, debemos diseñar la estrategia comercial que seguiremos, el llamado marketing mix (concepto ideado por el profesor de contabilidad estadounidense Jerome McCarthy en 1960). Para ello definiremos sus componentes, las 4P:

1. Producto o servicio:

• Es el elemento central, sin él no hay campaña de marketing
• Se debe definir muy bien lo que se vende; puede que tú lo tengas claro pero el posible comprador no. Debe satisfacer una necesidad relevante. Recuerda, lo que le importa no son sus características, sino los beneficios que le proporciona en relación a esa necesidad. En otras palabras, lo que le soluciona.
• Considera el qué (nombre, producto) y el cómo (envase, eslogan, forma y plazos de entrega, atención al cliente, defectos y devoluciones, reclamaciones, etc.)

2. Precio:

• Es la contraprestación por el producto o servicio que se vende. El valor que percibirá el cliente de él será igual a su calidad entre su precio. A la hora de fijar una cantidad, se deben tener en cuenta 4 variables principales:
• La disposición a pagar del cliente
• El posicionamiento que se desea tener (diferenciación, liderazgo en costes o mix)
• Los costes fijos y variables incurridos
• El análisis benchmarking de la competencia

3. Publicidad o Promoción:

• Son todas aquellos canales, herramientas y medios por los que vas a dar a conocer tu producto o servicio a los clientes.
• Para ello, debes conocer dónde están tus clientes, y no solo físicamente (¿dónde viven? ¿Dónde trabajan? ¿Dónde van a disfrutar de ocio?), sino online (¿Qué redes sociales utilizan? ¿Qué páginas web visitan? ¿Qué uso hacen del ordenador/tablet/smartphone?)
• Puede ser de pago o gratuita, dependiendo de los medios que utilices. Una no es mejor que otra, sino que depende de los objetivos y contexto. A menudo las dos opciones son complementarias.
• La inversión en publicidad es una decisión crítica que debe tener en mente que no toda acción vale para todos los públicos. En un ambiente tan competitivo y con tanta saturación de información como el de hoy en día, hay que dirigir nuestros esfuerzos de manera centrada y eficiente. Haz que el cliente se sienta especial, hazle saber que lo entiendes y te importa.

4. Punto de venta o distribución:

• Es el proceso por el cual hacemos llegar el producto o servicio a nuestro cliente.
• El canal de venta puede ser presencial (tienda física), online o, lo que cada vez va tomando más terreno, mixto.
• El tipo de cliente y sus necesidades (consumidor, minorista, mayorista, gran empresa, sector público, etc.) tienen un peso determinante en la elección, al igual que los costes y el tiempo asociados.

¡Importante! Las 4P:

• No son variables independientes, sino que su definición debe ser coherente entre sí y estar alineada con la estrategia general del negocio
• No son decisiones estáticas, sino que deben revisarse continuamente y adaptarse según los cambios del entorno (cambio de gustos del consumidor, modas, crisis, aumento del poder de negociación de proveedores, aparición de un nuevo competidor, etc.) y de la misma empresa (utilización de nueva tecnología, reducción de costes por mejora de eficiencia, planes de expansión, recursos humanos disponibles, etc.)

LA VENTANA DE JOHARI

Conocerse a uno mismo es vital, tanto a la hora de iniciar un proyecto empresarial, como para cualquier actividad profesional y personal. Solo al ser conscientes de cómo somos y cómo nos comportamos podemos analizar en qué queremos mejorar y hacerlo mediante un plan de acción individual.

Una herramienta muy sencilla para trabajar el autoconocimiento y las relaciones personales es la Ventana de Johari, ideada por los psicólogos Joseph Luft y Harry Ingham (el nombre viene de sus primeras letras: Jo and Harry). Estructura el conocimiento o ausencia de información en base a dos variables:

• El interior: “el yo”
• El exterior: los demás

 

El resultado gráfico es una tabla de 4 cuadrantes:

	YO CONOZCO	YO DESCONOZCO
LOS DEMÁS CONOCEN	Área pública	Área ciega
LOS DEMÁS DESCONOCEN	Área oculta	Área desconocida

Cada uno de los cuadrantes es una habitación con una puerta abierta, es decir, está interconectado con los demás:

1. Área pública: es la parte que conozco y los demás también. Es el cuadrante más productivo y eficiente: alimenta la confianza, la comunicación y el trabajo en equipo. Ej: afición al ajedrez, llevar gafas, tener Facebook, etc.
2. Área ciega: es la parte que no conozco pero los otros sí que perciben. Se compone de piezas tanto positivas como negativas, y se reduce preguntando a los demás. Ej: sentimiento de percepción de ser egoísta, aceptación y estima del grupo, etc.  
3. Área oculta: es el espacio privado personal, yo lo conozco pero los demás no. Incluye debilidades, miedos, vergüenzas y secretos. Ej: miedo a estar solo, haber robado, etc.
4. Área desconocida: ni yo ni los otros la conocemos. Está relacionada con el subconsciente e inconsciente. Ponerse en situaciones distintas hace aflorar lo desconocido. Ej: enfermedad cardiovascular, reacción a sorpresas, etc.

¿Dónde queremos estar?

Es imposible tener solo área pública, pero es la más grande y dominante en una persona madura y honesta, ya que no tiene miedo a mostrarse a los demás tal y como es.

Las áreas ciega y privada deben minimizarse. La herramienta para transformarlas en área pública es estar abiertos al feedback y a la crítica, ya que posibilitan el cambio de las personas y la colaboración entre ellas.