6 PASOS PARA PLANIFICAR UN PROYECTO

La vida profesional -además de la personal- es un continuo devenir de proyectos, aunque no solamos llamarlos de esta forma. Tenemos la concepción que un proyecto es algo grande que va para largo plazo, cuando en realidad es cualquier actividad a realizar a través de una o más acciones.

¿Algunos ejemplos? 

• Mantener una newsletter activa
• Contratar o despedir a una persona empleada
• Instalar un CRM
• Lanzar un nuevo producto
• Hacer un estudio
• Instaurar un protocolo de control de calidad
• Hacer una descripción de los recursos de la empresa
• Resolver una incidencia
• Registrar las cuentas anuales
• Negociar un pedido con un proveedor

Lo que separa un proyecto de una realidad es, simplemente, la ejecución. Y para ejecutar bien hay que planificar bien, ya que es una actividad que ayuda a mejorar la toma de decisiones posteriores. La improvisación es mejor dejarla para el ocio. Planificar es anticiparse a lo que vendrá, y significa aumentar las probabilidades de éxito del proyecto. Además, está íntimamente relacionado con la competencia de cumplimiento de los compromisos; solo conociendo lo que vendrá es posible comprometerse con seguridad. 

6 pasos necesarios para planificar un proyecto

1. Establece y/o clarifica el objetivo del proyecto 

Antes que nada, hay que plantearse la razón o razones por la cuales queremos o debemos desarrollar un proyecto. ¿Es por dinero? ¿Por responsabilidad? ¿Por encargo? ¿Por imagen? Solo una vez que veas claro porque lo harás y qué quieres conseguir puedes empezar a plantearte todo lo demás. El cómo siempre viene después del porqué y el para qué.

2. Busca información relevante y analízala 

Para asegurarte que el proyecto es viable, factible y realizable, muchas veces -casi siempre- es necesario explorar el contexto, profundizar sobre la temática, preguntar a personas expertas y/o consultar otras fuentes. Bucear en el mundo infinito de posibilidades que tenemos a nuestro alrededor nos ayuda a construir un diagnóstico sobre la situación actual, conocer los obstáculos para conseguir la situación ideal y prever los posibles riesgos a los que deberás hacer frente. A veces, incluso, lo que extraigas de esta búsqueda puede hacer replantear el objetivo, añadir algún otro o matizarlo.

3. Identifica los recursos humanos, materiales y económicos necesarios 

Es el momento de realizar un inventario de los recursos con los que cuentas para poder llevar a cabo el proyecto. Hay 3 tipos principales de recursos:

- Humanos:

Un proyecto no es posible sin al menos una persona. En proyectos grandes, un equipo de trabajo debe coordinarse. En los proyectos pequeños, suele haber solo una persona: tú. La cuestión, en todo caso, es tener claro quién participa en el proyecto y su dedicación. Y ésta suele depender, en muchos casos, de los recursos económicos.

- Materiales e inmateriales:

* Los materiales incluyen desde infraestructura (espacio físico) a un automóvil, y ordenadores, pasando por material de oficina.

* Los inmateriales comprenden recursos tan variados como software informático, una patente o marca comercial y una página web.

- Económicos:

¿De cuánto dinero dispones para invertir en este proyecto? Al final es el recurso más importante, puesto que se puede convertir tanto en recursos materiales/inmateriales como recursos humanos. 

4. Desarrolla un protocolo/proceso/plan de trabajo

El protocolo es la hoja de ruta del proyecto, la estructura que anticipa a la ejecución. Es muy importante que esté por escrito -gráficamente, mejor que mejor-. Incluso en proyectos de poca entidad es conveniente, ya que la memoria es traicionera. ¿Qué incluye?

• La secuencia de pasos que hay que dar, de acuerdo con una estrategia, de manera detallada por tarea, persona y tiempo.
• Un presupuesto, con previsión de costes e ingresos
• El margen de actuación con el que se cuenta, tanto si hay eventualidades como si no.
• Los obstáculos a superar y la manera en que hacerlo
• Un plan de identificación y mitigación de riesgos
• Un plan de control de calidad, seguimiento y evaluación de cumplimiento de objetivos

5. Comprométete 

La situación ideal es esperar a tener el protocolo diseñado para comprometerse (con el cliente, con el equipo, con uno mismo, etc.). Aunque la vida real funciona de manera distinta, y muchas veces nos fuerza a comprometernos rápidamente, siempre es recomendable hacer un mínimo plan que nos ilustre la estructura del proyecto antes de dar el sí y crear expectativas en los otros agentes. 

6. Comunica el protocolo a quien debas 

Tan o más importante que desarrollar el plan de trabajo es comunicarlo a todos los actores relevantes (equipo de trabajo, cliente, proveedores, etc.). Conocerlo facilitará su alineamiento y coordinación a la hora de ejecutarlo, a la vez que permitirá el control de desvíos y su evaluación final. Una vez todos los actores implicados lo hayan interiorizado, ya estás preparado para empezar a ejecutarlo. 

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Cada proyecto es un mundo y necesita un nivel de detalle y planificación distinto. No existe una fórmula mágica para otorgar un peso concreto a cada etapa. Hay proyectos muy simples, de una sola acción, en que la planificación óptima es mínima, mientras que los proyectos de más entidad suelen requerir de una planificación profunda y ordenada 

Planificar es una tarea que no se acaba al empezar a ejecutar el proyecto, necesaria siempre que nuestras expectativas no estén siendo cumplidas. Sin embargo, de acuerdo con la metodología Lean Startup, no debes estancarte en ella, puesto que es imposible preverlo todo de antemano. Muchas veces, la experimentación en la realidad es más útil que la anticipación en el papel, así que hay que encontrar un equilibrio. Planificar nos ayuda a realizar mejores proyectos, y para que se conviertan en realidad, hace falta ejecutarlos.

EL MODELO THOMAS-KILMANN DE RESOLUCIÓN DE CONFLICTOS

¿Qué es un conflicto?

Un conflicto es una situación en la que dos o más partes están de desacuerdo, debido a que tienen objetivos distintos.

Una persona emprendedora debe aprender a lidiar constantemente con conflictos con múltiples actores: equipo de trabajo, clientes, proveedores, consultores, competidores, etc. Sin embargo, aunque sean parte de su día a día, se vuelven perjudiciales si no se tratan.

¿Cómo solucionarlos?

Según el Modelo Thomas-Kilmann, y de acuerdo con las variables de grado de asertividad y de colaboración con la otra parte, tenemos 5 maneras distintas para comportarse delante de un conflicto y resolverlo:

1. EVITAR (TORTUGA). Estilo evasivo.

• Nos escondemos, ignoramos el conflicto, esperamos a que pase
• El peligro de la confrontación supera con creces los posibles beneficios de la solución del conflicto
• Se suele dar cuando hay poca relación con la otra parte y el objetivo es poco importante
• Es un estilo adecuado cuando se usa para reducir tensiones, ganar tiempo o cuando otras partes pueden resolver mejor el conflicto

2. ACOMODARSE/COMPLACER (OSITO DE PELUCHE). Estilo complaciente.

• Nos dejamos influenciar fácilmente y aceptamos las condiciones de la otra parte
• Suele ocurrir cuando la relación con la otra parte es intensa y el objetivo es poco importante para nosotros
• Es un estilo recomendado cuando el asunto es más importante para la otra parte y esto mantiene la cooperación, o cuando facilita la consecución de futuros acuerdos en otros asuntos más importantes

3. CONVENIR/TRANSIGIR (HORMIGA/ZORRO). Estilo comprometido

• Las dos partes ceden y se llega a un acuerdo intermedio
• Es habitual en los casos en que tanto el objetivo como la relación no son ni vitales ni pequeñeces.
• Se recomienda cuando hay equilibrio de poder, hay que negociar bajo presión de tiempo y para lograr arreglos temporales en cuestiones complejas.

4. COMPETIR/OBLIGAR (TIBURÓN). Estilo competitivo.

• Imponemos a la otra parte a hacer lo que queremos, a toda costa. Lo que cuenta es salirse uno con la suya
• Es frecuente cuando el objetivo es muy importante y no existe demasiada relación con la otra parte
• Es conveniente cuando hay que tomar decisiones rápidas, en situaciones urgentes y para hacer cumplir las reglas.

5. COLABORAR (BÚHO). Estilo colaborador.

• Buscamos el consenso, un acuerdo positivo para ambas partes
• Tiene grandes posibilidades de darse cuando la relación con la otra parte es fuerte y el objetivo a alcanzar es muy importante
• Es el estilo idóneo para combinar puntos de vista complementarios, para garantizar acuerdos duraderos y para aumentar el sentimiento de pertenencia, motivación y compromiso

En la práctica, las personas solemos utilizar predominantemente uno o dos estilos. Si bien el estilo colaborador, cuando es posible, suele dar los mejores resultados a largo plazo, no hay ninguno bueno o malo per se: lo que importa es que se adapten a la situación concreta. Cada  uno tiene sus ventajas e inconvenientes, y un buen negociador debe tener la habilidad de manejarlos todos con naturalidad para solucionar los conflictos y conseguir sus objetivos personales y profesionales.

LA TEORÍA DE LOS 6 GRADOS DE SEPARACIÓN

¿Has oído a hablar alguna vez de la teoría de los 6 grados de separación?

La importancia del networking es incuestionable. Por muy bueno que seas y por mucho que sepas, necesitas de otros agentes y personas para tirar adelante proyectos. Desbloquear una negociación, acceder a un descuento, contactar con un proveedor internacional o agilizar una reclamación son algunos de los muchos ejemplos. Como decía un profesor mío de la universidad,

“A veces, lo importante no es saber las cosas, sino tener el teléfono de quien las sabe”

La teoría de los 6 grados de separación sostiene que cualquier persona en la tierra puede conectarse con cualquier otra a través de 5 conocidos o intermediarios. Así pues, entre la persona inicial y la persona final existen 6 grados de separación

¿En qué se basa esta teoría?

En la exponencialidad del número de personas conocidas (contactos) por cada invididuo que cada cada grado subsiguiente genera. Si yo tengo 100 contactos, y cada uno de ellos tiene 100 contactos más (que no coincidan), entonces ya me puedo conectar con 10.000 contactos en este segundo. Y así, siguiendo esta progresión geométrica, con el 5º contacto ya tendré acceso a 1.000.000.000.000 en un sexto nivel, una cifra muy superior al número de habitantes del planeta.

Esta teoría apareció por primera vez en el cuento Chains del escritor húngaro Frigyes Karinthy en 1930, fue utilizada como concepto en 1990 por el poeta John Guare y posteriormente es descrita en el libro Six Degrees: The Science of a Connected Age de Duncan Watts, profesor de sociología de la Universidad de Columbia, en 2003, sosteniendo que todas las personas estamos conectadas de alguna manera y que las nuevas tecnologías y la digitalización pueden acortar estos grados de separación en los próximos años.

¿Qué conclusiones podemos extraer?

La teoría de los 6 grados de separación está basada en una media estadística abstracta, sin tener en cuenta el número de personas realmente conocidas por cada individuo y, lo que es más importante, su relación concreta.

Nos tomemos al pie de la letra o no los 6 grados, lo importante es quedarnos con el poder del networking que nos muestra: el tener la capacidad de contactar con personas y agentes que no conocemos directamente.

¿Qué es lo primordial?

Tejer una red de contactos sólida, duradera y basada en la confianza. De nada sirve tener 1.000 contactos en LinkedIn si apenas tienes relación con ellos. Y más importante que el número es su calidad, que depende también, en gran parte, de nosotros mismos. No podemos esperar tener los mejores contactos siendo mediocres. Según un dicho popular, somos el promedio de las 5 personas con las cuales más nos relacionamos. Si tenemos contactos poco valiosos para nuestros intereses personales y profesionales,

Por otra parte, Internet y la digitalización, con las redes sociales como principal estandarte, nos permiten poner en práctica esta teoría y nos facilitan y acercan el contacto con personas de difícil acceso.

¿Qué es lo siguiente?

Una vez existe el contacto, es cuestión de aprovecharlo. Pero éste ya es otro capítulo.

QUÉ ES Y QUÉ NO ES EMPRENDER

El término emprendedor está en nuestras vidas continuamente pero, ¿sabemos lo que implica exactamente?

Emprender no significa necesariamente crear una empresa, aunque es la forma más conocida de hacerlo -y la que conlleva más riesgo-. Pero también se puede emprender de otras formas, en el empleo por cuenta ajena (el llamado intraemprendimiento) y en la vida personal.

¿Cómo detectar si es emprendimiento?

Lo importante es que pase la prueba oportunidad-acción: emprender comprende tanto el plano teórico como práctico, y es, al final, no solo buscar oportunidades sino también movilizarse para aprovecharlas y actuar para cambiar el mundo que nos rodea.

A continuación, 5 indicios que nos alejan del emprendimiento y 5 indicios que nos acercan a él:

QUÉ NO ES EMPRENDER

• Solamente una idea:
• Todo el mundo tiene ideas. Pueden ser mejores o peores, pero son solo eso. Si no se transforman en proyectos a través de la acción, no sirven para nada.
• Una idea solo es el principio de un canal para resolver una necesidad. La idea puede cambiar, pero la persona y sus competencias, que son lo realmente importante, es lo que permanece.
• El no querer contar la idea a nadie es el mayor que puedes cometer: las mejores cosas de la vida surgen a través del feedback.

• Un business plan perfecto:
• Planificar es siempre necesario y ponerlo por escrito es conveniente, pero el papel lo aguanta todo y después viene la realidad y te rompe todos los esquemas. 
• Lo más importante es tener claro el modelo de negocio que vas explotar  y validar tu proyecto con tus potenciales clientes.
• Si tienes un enfoque de mercado, aunque haya desafíos y desviaciones, que los habrá, podrás adaptarte con mayor rapidez y mejor.

• Un hobby:
• Aunque un hobby y un proyecto emprendedor coincidan en que deben ser movidos por la pasión, se diferencia en que el segundo debe ser sostenible y crear valor económico para mantenerse.
• Si bien muchos proyectos nacen como hobbies, la mayoría de hobbies nunca llegan a ser más que eso.

• Un verbo individual:
• Emprender tiene siempre un componente colectivo: no es posible hacerlo todo uno mismo
• Siempre es necesario colaborar con otros agentes, incluso no teniendo socios.
• Ten siempre en mente este proverbio africano: “Si quieres ir rápido, camina solo; pero si quieres llegar lejos, camina acompañado”

• “Hacer un Facebook”
• Si estás esperando para emprender a tener la idea del siglo, quítatelo de la cabeza. Facebook, Google, Amazon, Whatsapp, etc. solo hay unos pocos. 
• Emprender no quiere decir hacer un invento único, sino satisfacer una necesidad del mercado mejor que la competencia. Céntrate en lo que quieres resolver o cambiar, mejorando la oferta existente, y no en tu ideal.

QUÉ ES EMPRENDER

• Motivación:
• No es recomendable emprender por necesidad, como última alternativa, sino por ser la única vía que contemplas
• Como relata el Círculo de Oro, de Simon Sinek, la diferencia radica en el propósito: ¿Por qué lo haces?
• La pasión es la base para enfrentarse a los múltiples obstáculos que implica emprender

• Esfuerzo y sacrificio:
• Emprender son horas y horas de dedicación sin tener claro el resultado
• Implica una gran cantidad de sacrificios tanto personales como profesionales, y para ello es necesario determinar hasta donde se está dispuesto a llegar

• Inconformarse y actuar:
• Las ideas necesitan son solo eso, ideas. Para convertirlas en un negocio viable hace falta compromiso y acción.
• Emprendedor es quien no solo quiere cambiar el mundo con su aportación, sino quien realmente lo hace.

• Riesgo y fracaso:
• El binomio riesgo-rentabilidad (a más riesgo, más rentabilidad), también implica más posibilidades de fracasar
• Quien no lo intenta, no falla, pero tampoco acierta. Solo falla quien lo intenta.
• Fracasar no es tan grave si se limitan las pérdidas a lo asumible (como profesa el método Effectuation) y se aprende de los errores para hacerlo mejor la próxima vez

• Tener múltiples “jefes”:
• Se suele decir que quien emprende es para no tener jefe. Error. No lo tendrás formal, claro pero tus clientes serán tus verdaderos jefes
• Estos jefes, a los que tendrás que satisfacer día tras día, funcionan de la misma manera: te premian cuando lo haces bien (te compran) y te llaman la atención cuando no (te dejan de comprar)

EFFECTUATION

What is the Effectuation?

Effectuation is an entrepreneurship methodology to identify opportunities and undertake personal and professional projects, systematized by Saras Sarasvathy, after a studying hundreds of successful entrepreneurs.

Effectuation is to work with what is in your control -your available resources-, in order to cocreate the future through joining efforts with committed traveler mates.  

What is the Effectuation basis?

What today is liked by the clients or works, tomorrow may be the opposite. We live in a context of constant uncertainty. As it is not possible to erase it, it is necessary to manage it.

Effectuation allows to take into account the uncertainty by basing the decisions on one self’s analysis related to all relevant stakeholders. It assumes that all resources cannot be controlled, so it connects the entrepreneur to his or her stakeholders to progress jointly, constantly revising the change of the circumstances.

It states that the analysis of the past data (market, sector, competitors, etc.) can be useful, but it does not work to forecast the future.

How to predict the future then?

Causal logic: to predict the future, you must plan it. The traditional way to do it is by:

• Analyzing the market
• Writing a business plan making estimations and predictions
• Getting funding
• Setting up the business 

 Effectuation logic: Future cannot be predicted: the key is to COCREATE it. How?

• Analyzing yourself and starting from the scratch
• Experimenting and adapting to circumstances
• Inviting committed people with your same vision on board
• Acting in your area of control

 Effectuation has 5 main principles:

1. Bird in hand

• Start with your available means, resources and experiences.
• Analyze yourself by asking yourself:
• Who am I?
• What do I know?
• Whom I know?
• Then, and only then, start thinking what you can do with that

 2. Affordable loss

• Taking calculated risks is an essential entrepreneur’s soft-skill.
• In each and every step, you must determine what is at stake and, therefore, what can be lost, going further only if it is affordable.
• Thanks to that, even in the worst scenario you will be able to start over.

 3. Lemonade

• Do not waste your time making contingency plans, they are not worth it.
• Take advantage of surprises, setbacks and challenges that will pop up in the project life to create new opportunities and new markets.
• React to the changes and adapt your project to turn the problems into opportunities.
• If it rains, sell umbrellas. If there is a crisis, it is the best moment to improve.

 4. Patchwork Quilt

• “If you want to go fast, go alone. If you want to go far, go together”
• Avoid the mistake of not telling your business idea fearing that it can be copied. Feedback is the best gift you can receive.
• You cannot do it all yourself. Getting agreements and commitments from interested stakeholders from the beginning will allow you to build valuable and valuable partnerships to complement you and to take your project forward.
• E.g: A crowdfunding campaign, a supplier, a mentor, an advisor, a partner.

 5. Pilot-in-the-plane

• Focus on activities within your control. This is the best and only way to direct your actions into your ideal vision.
• Do not put your attention in things you cannot change, out of your sphere of influence.
•  The future cannot be found or predicted; it is invented, is made, is COCREATED.

Premises

• The best and only way to be a real entrepreneur is because of passion, not because of need
• Plans do not work; the only thing that works is to plan
• An individual needs a collectivity to achieve great things
• Making open questions allow to get in deep
• Success is not only based on profitability.
• To be an entrepreneur is not just starting a business; is a method to build new worlds
• Collaboration is always better than competition

 Main goals of Effectuation

• Minimize the cost of failure
• Turn an idea (nothing) to a project
• Continuously look for new market opportunities
• Align a group of committed stakeholders with common goals
• Create value quickly according to your vision
• Getting closer to your goals step by step

 An effectuation entrepreneur:

• Is flexible and adapts to the circumstances
• Admits what he or she knows and what he or she does not know and want and need to learn
• Tries to get a better perspective
• Asks for advice
• Takes into account all relevant stakeholders’ feedback
• Practices the active listening
• Accepts rejection and uses it in his or her favor
•  Joins efforts with other entrepreneurs to maximize the impact of his or her work

Additional resources:

• What is Effectuation?
• Effectuation: un modelo de pensamiento adaptado a la incertidumbre actual by Ana Hernández Serena

THE GOLDEN CIRCLE

Simon Sinek, after analysing outstanding inspiring people and organizations, like Apple, Martin Luther King or the Wright brothers, developed THE GOLDEN CIRCLE. According to that, we can divide the world into 3 different parts:

WHAT?

• It represents the action. Everyone knows what they do.

HOW?

• It is the way to achieve the goals, like a value proposition or a methodology.

WHY?

• It refers to the purpose, the cause, the belief. It relies on intrinsic motivation.

What is the usual way of thinking?

Most people and organization do not reflect on why they do things. They just do it.

Why leaders are inspiring?

Inspiring leaders and organizations are simply different than the rest. They think, act and communicate from the inside out: starting with WHY, following with HOW and ending with WHAT.

In order to inspire, first of all we must start by our motivation, and then, and only then, think of what we want to do and how to do it. As Stephen Covey stated, it is essential to start with a goal in mind. In any project, personal or professional, no matter its entity, the first thing we should ask ourselves is why do I want to do it. Only if the answer is driven by internal reasons we can consider assuming it.

  

Only if you know why you do what you do something, you are able to convince people to buy you, to support you, to join you. When trying to inspire, the goal is not to convince people to follow you; the goal is to make them share your same ideas and values, with a common believing, and only then they will stand by you. 

“If you hire people just because they can do a job, they'll work for your money, but if they believe what you believe, they'll work for you with blood and sweat and tears”

Why is so important the "Why"?

Inspiring is not rational, but emotional. It is about feelings. And feelings and guts, as passion and self-confidence, drive behaviour and, at the end, action, which is what changes the world.

Success is thought to be a lineal function of money, connections (people) and context. But it is not. The real difference relies on the cause, the purpose, the belief. People and organizations that have changed the world actually wanted to change it.

It is important not to confuse the result with the purpose. Success is the result or consequence, never the purpose itself. Be driven by something deeper is necessary to leave a mark on the world.

Dreams are not easy to achieve. To be accomplished, they require a lot of effort, dedication, patience and motivation. And, above of all, to be shared. “People don't buy what you do; they buy why you do it. If you talk about what you believe, you will attract those who believe what you believe”.

Leading means inspiring. We follow leaders not because obligation, but freedom. People and organizations that start with "why" have the ability to inspire others.

How can we apply the Golden Circle to Entrepreneurship?

Going through entrepreneurship just looking for success is wrong. It is necessary to have an intrinsic motivation to overcome all challenges you will have to face, and share it.

People who believe what you believe will be more likely to take your cause and make it their own, and tell other people. Therefore, do not focus on telling your clients about the features of your products and services. Tell your clients about a story, your story, and the reason you are spending so much time on your project.

The key of being different does not rely on structure of resources. We often complain about not having enough money or hands to accomplish a project. Forget about it. The key to sell is to connect with your clients, their beliefs and their needs.   

And remember that it is not just about being different, but also communicating that you are different. In this information era, if you do not communicate, you do not exist.

Example: Youth Business International network

WHY?

• People own their destiny. We all have the right and the duty to pursue our dreams and to be happy. Young people are often underserved, especially in need of resources and opportunities to find their way and succeed.

HOW?

• Building a global network of NGOs specialized in self-employment and entrepreneurship to maximize the impact of their activities, by means of sharing challenges, joining efforts and exchanging good practices.

WHAT?

• Accompanying young entrepreneurs in their self-employment projects through a comprehensive service offer which includes training, access to finance and mentoring, supporting them to shape the world they are living in according to their hopes and values, creating sustainable business and employment and strengthening their communities.

Link of interest:

• TED TALKS: How great leaders inspire action by Simon Sinek